04. Le opportunità di ulteriori sviluppi
Piena implementazione dell’EDI nel settore del retail grocery
Nonostante l’invio di ordini e fatture elettronici abbia quasi raggiunto i massimi livelli, l’adozione degli avvisi di spedizione elettronici è ancora bassa (38%). La ricerca di GS1 UK ha rilevato un’ulteriore, possibile, riduzione dei costi pari a 200 milioni di sterline (240 milioni di euro), nel caso in cui si adottasero gli avvisi di spedizione EDI per tutti gli ordini elaborati.
Il settore ha pertanto l’opportunità di risparmiare nel complesso 288 milioni di sterline l’anno (circa 346 milioni di euro) sui costi, adottando in modo diffuso il sistema che prevede l’invio di messaggi elettronici per ordini, fatture e avvisi di spedizione.
Automatizzazione del processo “order-to-cash”
Le aziende possono operare un’ulteriore riduzione sui costi automatizzando l’intero processo “order-to-cash”, mediante l’uso della tecnologia EDI. Con “order-to-cash” si intende il processo secondo il quale un ordine di acquisto proveniente da un cliente viene ricevuto attraverso diversi canali (tra cui e-mail, online e diretto), ed è poi eseguito e consegnato, dando origine all’emissione di una fattura e all’incasso di un pagamento.
Quando tale processo è eseguito manualmente, il margine di errore è maggiore. Per esempio, nel caso in cui un ordine preso in modo erroneo fosse eseguito, consegnato e fatturato, il cliente potrebbe decidere di cancellarlo o di rendere la merce. Oppure, se in un ordine la quantità di merci consegnata fosse superiore a quella ordinata, il cliente potrebbe decidere di non informare il fornitore. Tutto ciò può rivelarsi molto costoso per il fornitore e i dati errati possono anche ripercuotersi negativamente sui sistemi di controllo di magazzino del cliente.
Non sorprende, quindi, che molte aziende abbiano deciso di automatizzare l’intero processo, utilizzando la tecnologia EDI.
L’adozione dell’EDI consente alle società di scegliere se automatizzare l’intero processo “order-to-cash”, oppure limitarsi a una fase per volta. Molte aziende iniziano con il processo relativo all’ordine e proseguono quindi con la fatturazione. Con l’automatizzazione dei diversi stadi, i vantaggi complessivi e l’indice di redditività aumentano
Eliminare i supporti cartacei consente di ridurre i costi, aumentare l’efficienza e raggiungere uno sviluppo sostenibile
La ricerca condotta da GS1 UK evidenzia che l’eliminazione della documentazione cartacea e la sua sostituzione con i messaggi EDI, consente una significativa riduzione dei costi. Le aziende i cui processi sono ancora basati sullo scambio di documenti cartacei devono accollarsi i costi di stampa relativi alla modulistica, quelli di spedizione postale, le spese generali amministrative, di archiviazione e recupero, di immissione dati e controllo manuale delle informazioni. A tutto ciò si aggiunge il lavoro relativo all’elaborazione degli ordini di acquisto, alle controversie riguardanti i pagamenti e alla riconciliazione delle fatture dovuta a errori umani, quali una calligrafia illeggibile o imprecisioni nell’immissione manuale dei dati.
Grazie all’EDI, le aziende possono risparmiare almeno £14 per ordine, £8.50 per fattura e £12 per ordine utilizzando gli avvisi di spedizione. La ricerca dimostra che le aziende che non si avvalgono di tali agevolazioni sono ancora molte. Il report del 2009 evidenzia che l’81% delle aziende utilizza ancora procedure manuali, basate sulla documentazione cartacea per ordini, avvisi di spedizione e fatture.
Anche il tema della sostenibilità è motivo di riflessione per le imprese. L’indagine Top of Mind del Consumer Goods Forum ha evidenziato che, nonostante la pressante situazione economica, le aziende di prodotti di consumo hanno indicato la responsabilità d’impresa come una delle tre maggiori priorità per il terzo anno consecutivo.
Eliminare l’uso della carta grazie all’EDI può quindi contribuire alle iniziative di sostenibilità d’impresa e al tempo stesso consentire una riduzione dei costi e una maggiore efficienza.
Implementazione dell’EDI in tutti i settori
La riduzione dei costi realizzata dal settore grocery può essere ottenuta anche da aziende che operano in settori diversi, come quello dell’abbigliamento, del bricolage, della salute e della pubblica amministrazione. L’indagine di GS1 UK dimostra che esiste una significativa opportunità per gli altri settori di migrare dal processo manuale, basato sulla documentazione cartacea, a EDI, con notevoli vantaggi in termini di costi ed efficienza.
Gli esempi di settori produttivi diversi dal grocery che hanno ottenuto vantaggi significativi adottando la tecnologia EDI sono numerosi.
Case study 1: settore pubblico
In Danimarca, il settore pubblico attua la fatturazione elettronica per ottimizzare i processi di pagamento (www.epractice.eu/cases/EID).
Dal 1° febbraio 2005, le istituzioni pubbliche danesi sono tenute ad accettare fatture dai fornitori in formato elettronico. Ma non solo, tutti gli enti pubblici hanno dovuto convertire sistemi e processi amministrativi, passando dalla gestione fisica alla gestione digitale di fatture, note di credito e transazioni d’altro genere. Questo nuovo sistema EDI riguarda 15 milioni di fatture l’anno e si applica all’intero settore pubblico, dai ministeri agli asili nido.
Prima del febbraio 2005, gli enti pubblici avrebbero ricevuto una fattura cartacea via e-mail che sarebbe stata gestita da diverse persone per l’approvazione, l’immissione dei dati e la registrazione. Solo una persona alla volta aveva accesso alla fattura, conservata in archivio per eventuali necessità future.
Oggi le fatture arrivano direttamente al sistema di contabilità elettronica e sono quindi approvate online dal personale, con un processo che non comporta l’uso di supporti cartacei e richiede solo pochi secondi. Allo stesso modo, la fattura può essere richiamata in un secondo tempo, sempre in pochi secondi. Una procedura, questa, che riduce sensibilmente i tempi di elaborazione degli enti pubblici danesi.
La fattura elettronica è un documento contabile convertito in formato EDI, che può essere letto dal sistema contabile adottato dal settore pubblico. Tutte le fatture riportano un Codice di Locazione (GS1 Global Location Number - GLN), un numero d’ordine o codice numerico, un numero personale o altro riferimento e un numero di contabilità interna.
Si calcola che il tempo risparmiato nella gestione dei 15 milioni di fatture del settore pubblico equivalga a un risparmio annuo di 12 milioni di euro. Una cauta stima dei costi afferma infatti che per ogni fattura ricevuta e gestita elettronicamente si risparmiano 10 minuti, per una cifra complessiva di 120 milioni di euro l’anno. Il che equivale a un risparmio potenziale di 2000 anni lavorativi-uomo l’anno.
Case study 2: il settore della ristorazione
Mitchells & Butlers migliora la visibilità di magazzino e l’efficienza grazie agli avvisi di spedizione elettronici (www.gs1uk.org/news).
Mitchells & Butlers è il principale operatore britannico nel settore dei pub e dei pub restaurant, con oltre 2000 attività in primarie locations in tutto il paese. Per un’impresa, la visibilità del magazzino nell’ambito della propria attività e la buona qualità dei dati sono fattori vitali.
Per dare ai propri clienti un servizio migliore e incrementare l’efficienza della supply chain, la società ha deciso di sostituire i vecchi sistemi, tutti diversi tra loro, centralizzando ordini e fatturazione. Il nuovo sistema utilizza gli standard GS1 e l’EDI per gli ordini di acquisto e gli avvisi di spedizione.
La soluzione consente ai pub di inoltrare elettronicamente i propri ordini ai fornitori di cibo e bevande dell’azienda. Dopo circa mezz’ora dall’inoltro dell’ordine, al sistema di gestione degli ordini è inviato elettronicamente un avviso di ricevimento. Il fornitore manda quindi a Mitchells & Butler un avviso ASN (Advanced Shipping Notice), contenente i dettagli della consegna, tra cui i codici dei prodotti o i GTIN (Global Trade Item Numbers), prima dell’invio delle merci.
Quando queste ultime arrivano al pub, il gestore può confrontare l’avviso ASN con la bolla di consegna e confermare il ricevimento delle merci al sistema. Le merci sono quindi accettate e i livelli di magazzino modificati automaticamente dal sistema centralizzato.
La nuova procedura garantisce la completa visibilità di tutti gli ordini e di tutte le ricevute. Una volta giunte a destinazione, le fatture sono collegate ai rispettivi ASN, cui sono accoppiate prima dell’elaborazione dei relativi pagamenti. Se non corrispondono, il sistema genera un avviso di controllo degli eventuali errori, collegando l’utente a una copia scannerizzata della bolla di consegna emessa dal fornitore. Qualora la colpa sia da attribuirsi a quest’ultimo, viene emessa quasi immediatamente una richiesta di accredito entro cinque giorni.
Il sistema di ordini e ricevute basato su EDI di Mitchells & Butler ha prodotto numerosi vantaggi, tra cui un miglioramento della visibilità del magazzino, una migliore ridistribuzione dello stock, una riduzione degli sprechi, previsioni più accurate, meno lavoro amministrativo e una riduzione degli errori di fatturazione e consegna. L’azienda ha raggiunto l’obiettivo che si era preposta, ovvero un incremento dell’efficienza della supply chain e la possibilità di offrire ai propri clienti un servizio migliore.
