05. Uno sguardo all'EDI
Cos’è l’EDI
Per Electronic Data Interchange (EDI) si intende lo scambio tra computer di documenti commerciali elettronici standard, quali ordini di acquisto e fatture, tra due diverse organizzazioni. L’azienda che lo invia crea un documento elettronico e quella che lo riceve lo elabora, senza che sia necessario l’intervento umano.
Il sistema EDI presenta due elementi chiave. Innanzitutto, i documenti elettronici sostituiscono quelli cartacei. Inoltre, lo scambio di documenti avviene in un formato standardizzato. Basandosi su questi due elementi di base, qualunque azienda può adottare la tecnologia EDI e trarre vantaggio dalla velocità, precisione, efficienza e dal risparmio sui costi offerti dal sistema.
Standard EDI
Gli standard sono necessari affinché le organizzazioni che interagiscono a livello commerciale possano fare riferimento alle medesime cose nel medesimo modo.
GS1 gestisce e sviluppa due standard EDI o eCom: GS1 EANCOM e GS1 Gli standard GS1 eCom comprendono il pieno utilizzo delle chiavi GS1 e permettono l’identificazione univoca di articoli, aziende, ubicazioni, beni, servizi e clienti. Le chiavi GS1 utilizzate con maggiore frequenza nell’ambito della tecnologia EDI sono le seguenti:
- GTIN (Global Trade Item Number) che identifica tutti i prodotti e servizi
- GLN (Global Location Number), che identifica tutte le parti coinvolte (acquirente, venditore e qualunque parte terza coinvolta nella transazione) e tutti i luoghi fisici
- SSCC (Serial Shipping Container Code), che identifica tutte le unità logistiche.
L’utilizzo delle chiavi GS1 nei messaggi standard EDI permette di collegare il flusso fisico delle merci alle informazioni inviate tramite mezzi elettronici.
Un tipico esempio di EDI vs. un sistema basato su documentazione cartacea
Molte aziende utilizzano l’EDI nel primo stadio del processo “order-to-cash”, ovvero lo scambio di un ordine di acquisto. Di solito, per creare un ordine di acquisto, il cliente segue una procedura standard:
- Il cliente controlla i dati tratti da un inventario o sistema di approvvigionamento
- I dati utili sono immessi in un sistema specifico per creare un ordine di acquisto
- Il cliente stampa l’ordine di acquisto
- L’ordine di acquisto è inviato al fornitore per posta, email o fax
- Il fornitore riceve l’ordine di acquisto
- I dati utili sono introdotti in un sistema di immissione degli ordini
- Il cliente contatta periodicamente il fornitore per sapere se l’ordine di acquisto è stato ricevuto ed elaborato
Calcolando il tempo impiegato da cliente e fornitore per portare a termine tale procedura e quello della spedizione postale, si giunge a una media di 3-5 giorni. Senza dimenticare che i tempi dipendono anche dalla capacità di cliente e fornitore di elaborare l’ordine di acquisto velocemente e senza errori nell’immissione dei dati.La procedura si semplifica notevolmente quando le aziende creano i loro ordini di acquisto elettronicamente, avvalendosi del sistema EDI:
- Il cliente verifica i dati ricorrendo a un inventario o sistema di approvvigionamento
- Il software EDI crea un ordine di acquisto elettronico e lo trasmette automaticamente al fornitore quasi in tempo reale
- Il sistema di gestione degli ordini in entrata del fornitore riceve l’ordine di acquisto e aggiorna il sistema subito dopo averlo ricevuto
- Al cliente è inviato immediatamente un avviso di ricevimento
Ciò che prima richiedeva fino a 5 giorni, oggi può essere completato in pochi minuti.
Vantaggi della tecnologia EDI
La tecnologia EDI permette alle aziende di scambiare documenti commerciali più rapidamente, migliorando l’accuratezza dei dati trasmessi, incrementando l’efficienza e riducendo i costi. Di seguito, 5 buoni motivi per adottare EDI:
È più veloce
L’EDI aumenta in modo significativo la rapidità con cui i documenti sono trasmessi da una società all’altra, riducendo i tempi morti e velocizzando i pagamenti.
I dati sono più precisi
La trasmissione elettronica dei documenti commerciali tra computer aumenta il livello di accuratezza dei dati.
Migliora l’efficienza dei processi
L’EDI ha un impatto positivo sull’efficienza dei processi e sui rapporti tra partner commerciali.
Consente di ridurre i costi
L’adozione dell’EDI consente una riduzione dei costi, attraverso la riduzione e l’elusione degli stessi.
Elimina la carta
Le procedure basate sullo scambio di documenti cartacei sono costosi, inefficienti e non sostenibili.
Tali vantaggi dimostrano che non è un caso se i più importanti retailer britannici utilizzino tutti l’EDI per l’invio degli ordini e il ricevimento delle fatture; essi ne conoscono infatti i benefici e le opportunità di riduzione dei costi.
