02. Il contesto
La tecnologia EDI può aiutare le aziende a ridurre i costi e a incrementare l’efficienza, sostituendo processi manuali e dispendiosi in termini di tempo, che richiedono l’intervento umano e l’utilizzo di carta, quali documenti cartacei, riunioni e fax. Le spese relative a modulistica, spedizioni, memorizzazione e spese amministrative generali possono essere ridotte o addirittura eliminate, facendo semplicemente a meno dei comuni documenti cartacei. La sostituzione dei processi basati sulla documentazione cartacea con la tecnologia EDI non solo consente una riduzione dei costi e un incremento dell’efficienza aziendale, ma sostiene anche le iniziative di sostenibilità e di responsabilità sociale d’impresa.
Qualunque intervento umano presuppone sempre un maggiore margine di errore. Qualsiasi errore derivante da una calligrafia illeggibile o da un inserimento manuale dei dati può avere ripercussioni negative sull’attività commerciale, che possono sfociare in ritardi, contestazioni e dati inesatti, suscettibili persino di minare i rapporti tra le aziende. Le leggi e le normative in materia finanziaria rendono tutto ciò ancor più importante per l’attività commerciale, al fine di garantire la massima precisione e un’efficiente registrazione di tutti i documenti commerciali, come per esempio le fatture.
Il settore del retail grocery britannico è da sempre all’avanguardia nell’implementazione di tecnologie come l’EDI, che consentono di snellire le procedure della supply chain e di incrementarne l’efficienza. Nelle comunicazioni con i fornitori, si è quindi passati a sostituire i processi manuali, basati sullo scambio di documentazione cartacea, con documenti EDI, al fine di ridurre i costi, evitare lo spreco di carta e aumentare il livello di efficienza delle imprese.
Oggi, in Gran Bretagna, la maggior parte delle più importanti aziende del grocery utilizza la tecnologia EDI nelle transazioni con i propri fornitori (ordini di acquisto e fatture). Un numero sempre maggiore ne estende l’utilizzo anche all’ambito della pianificazione, previsione e rendicontazione, collaborando con i propri fornitori e condividendo i dati.
Negli anni scorsi, nel settore si è registrato un periodo di incremento nell’utilizzo di avvisi di spedizione o avvisi ASN (Advanced Shipping Notices). I più importanti retailer, quali Tesco e Sainsbury’s, hanno già avviato l’implementazione degli avvisi ASN con i propri fornitori, e molti altri sono in procinto di farlo.
Durante il 2009 (dati GS1 UK Annual Survey per il 2009), il numero di fornitori che hanno utilizzato i numeri sequenziali del collo (Serial Shipping Container Codes – SSCCs) di GS1, attualmente inclusi negli avvisi ASN per l’identificazione dei pallet da consegnare, è raddoppiato.
In Gran Bretagna, così, il settore grocery è riuscito nell’intento di migliorare la visibilità della supply chain e trarre consistenti benefici da transazioni, consegne e pagamenti più rapidi e precisi, grazie all’adozione dell’EDI, una tecnologia che consente inoltre alla distribuzione un riassortimento più rapido degli articoli di magazzino e che permette di tracciare la documentazione commerciale con maggiore efficacia.
I retailer vengono informati in anticipo di quanto sarà consegnato in magazzino o in negozio grazie a un avviso ASN proveniente dal fornitore. Una volta effettuata la consegna, sono in grado di registrare facilmente i prodotti ricevuti, scannerizzando i codici a barre dei pallet e controllando così che le informazioni corrispondano all’avviso ASN ricevuto in precedenza.
I fornitori, dal canto loro, possono fatturare ai propri clienti più velocemente, non appena l’acquirente invia un messaggio di ricezione dell’avviso; anche i pagamenti sono elaborati con maggiore rapidità, grazie alla riduzione del lavoro d’ufficio e di riconciliazione contabile necessario.
Nonostante i significativi vantaggi rilevati nel settore dei prodotti di largo consumo, sono ancora molte nel Regno Unito le aziende che non utilizzano Edi e continuano a elaborare gli ordini manualmente. Stando a quanto riportato dal report annuale di GS1 UK per il 2009, l’81% delle aziende si avvale ancora oggi di taluni processi manuali, basati su documentazione cartacea.
In una situazione economica difficile come quella odierna, il cash è sovrano. Pagamenti precisi e puntuali rappresentano un dato di qualificazione commerciale. Nell’attuale situazione di volatilità del mercato, infatti, le aziende non si possono permettere di affrontare ritardi nei pagamenti e rapporti commerciali insoddisfacenti, che comportano il rischio di essere espulsi dal mercato.
I 15 principali retailer britannici (per valore delle vendite):
- Tesco (UK)
- J Sainsbury (UK)
- Asda Group Ltd
- Wm Morrison Group
- Co-operative Group
- Marks & Spencer (food)
- Waitrose Ltd
- Spar UK Ltd
- Musgrave UK
- Iceland Foods Ltd
- Lidl (UK)
- Costcutter Supermarkets Group Ltd
- Aldi Stores Ltd (UK)
- Premier
- Netto Foodstores Ltd
