25 gennaio 2011

Nell’economia competitiva e ricca di sfide del mondo d’oggi, molte aziende lottano per la sopravvivenza e la crescita utilizzando ancora, nella gestione della propria attività, procedure manuali e basate sullo scambio di documenti cartacei, quali telefonate, fax, e-mail e servizi postali. Tali metodi intaccano l’efficienza dell’attività commerciale, per non parlare del lavoro di contabilità e riconciliazione necessario.
La catena di distribuzione si basa infatti anche su un vasto numero di documenti, scambiati quando le merci sono prodotte, ordinate, consegnate, ricevute e vendute. Milioni di documenti, tra cui ordini di acquisto, fatture e avvisi di spedizione (Advanced Shipping Notices – ASN), vengono scambiati quotidianamente tra partner commerciali.

Ogni anno, secondo una ricerca condotta da GS1, nella sola Gran Bretagna, il settore retail grocery elabora 27 milioni di ordini. Non sorprende quindi che in questo paese, tale settore sia sempre stato all’avanguardia nell’automatizzazione dei processi, grazie alla tecnologia EDI (Electronic Data Interchange), che prevede la sostituzione delle procedure manuali, basate sullo scambio di documentazione cartacea, con messaggi commerciali elettronici standardizzati, in grado di incrementare l’efficienza della supply chain e di ridurne i costi.

Il settore ha beneficiato in modo significativo della tecnologia EDI, che ha velocizzato transazioni, consegne, fatturazione e pagamenti e ha migliorato la visibilità delle merci nella supply chain, accelerando inoltre i cicli di riordino automatico, migliorando l’accuratezza dei dati e l’efficienza operativa, abbassando i costi e limitando il consumo di carta. Tutto ciò contribuisce infine a migliorare l’esperienza di acquisto del cliente, grazie a una maggiore disponibilità a scaffale dei prodotti e alla possibilità di praticare prezzi inferiori.
Considerando fino a che punto il settore grocery britannico ha adottato la tecnologia EDI prima di altri settori merceologici – quali quello dell’abbigliamento, dei servizi, della pubblica amministrazione e della salute – GS1 UK ha deciso di quantificarne il livello di implementazione e analizzare il rapporto costi-benefici relativo all’utilizzo di metodi tecnologici rispetto a quelli manuali, basati sulla documentazione cartacea.

La ricerca condotta da GS1 UK sui primi 15 gruppi britannici nella distribuzione di prodotti di largo consumo, che coprono il 90% del mercato, ha rivelato che l’utilizzo della tecnologia EDI consente un risparmio annuo pari a 650 milioni di sterline (780 milioni di euro) rispetto alle procedure manuali, basate sullo scambio di documenti cartacei per ordini, fatture e avvisi di spedizione.
L’implementazione di EDI da parte dei dettaglianti britannici del settore è alta per quanto riguarda gli ordini di acquisto e le fatture, che raggiungono rispettivamente l’87 e l’84%. Una situazione fotografata anche dalla GS1 UK Annual Survey del 2009, che evidenzia come il 69% dei fornitori del settore grocery utilizzi in misura maggiore o minore la tecnologia EDI. Un dato in forte contrasto con quel 27% di adozione del sistema, una percentuale nettamente inferiore, rilevata al di fuori del settore.
In compenso, solo il 38% degli ordini inoltrati dai retailer di prodotti alimentari e di largo consumo presuppone l’utilizzo degli avvisi di spedizione. Il report evidenzia l’opportunità per il settore di risparmiare 200 milioni di sterline (240 milioni di euro circa) se il sistema EDI fosse adottato da tutte le aziende.

L’EDI può contribuire a ridurre in modo significativo i costi, sostituendo i processi di informazione manuale, che richiedono una forte interazione umana e un notevole dispendio di materiali diversi, quali documenti cartacei, riunioni e fax. Limitando l’uso della carta, le aziende possono ridurre o eliminare i costi relativi a modulistica, spedizioni postali, riproduzione, memorizzazione e spese amministrative generali, quali archiviazione e recupero dei documenti. Sostituire gli scambi cartacei con l’EDI consente quindi una riduzione dei costi e offre quindi maggiore valore commerciale e sostenibilità.
Nonostante i numerosi vantaggi, sempre secondo lo studio annuale condotto da GS1 UK per il 2009, l’81% delle aziende continua a utilizzare svariate forme di processi manuali e basati sullo scambio di documenti cartacei per ordini, fatture e avvisi di spedizione.
L’adozione della tecnologia EDI offre alle imprese numerose opportunità per incrementare la propria efficienza e sostenere iniziative volte a uno sviluppo sostenibile. Il report evidenzia quattro aree principali in cui i vantaggi potrebbero essere maggiori:

• Implementazione completa di EDI nel settore grocery britannico
• Automatizzazione del processo order-to-cash
• Limitazione dell’utilizzo di documentazione cartacea
• Implementazione dell’EDI in tutti i settori.