27 giugno 2012

La normativa italiana stabilisce la possibilità di dematerializzare tutti i documenti, salvo quelli storici con valenza culturale-artistica, ma lascia ampia libertà su come procedere al soggetto che intende farlo, sia esso un ente pubblico o un’azienda privata.

Proprio per questo Giusella Finocchiaro, avvocato e professore ordinario di diritto di internet e di diritto privato presso l’università di Bologna, ha messo in guardia dalla dematerializzazione del singolo documento. E ha raccomandato d’affrontare questo passaggio seguendo un processo consapevole e formalizzato che tenga conto dell’importanza della firma eventualmente presente sui documenti da dematerializzare.

«Non sono pochi», ha affermato Finocchiaro, «i casi in cui la firma che troviamo su un documento cartaceo in realtà non serve, in quanto non è richiesta da alcuna norma ed è apposta solo per prassi, per abitudine. Quando il documento verrà dematerializzato non servirà dunque che sia firmato. Viceversa quando è necessario che il documento digitale riporti una firma, poiché quella elettronica semplice e quella avanzata sono considerate neutre dal legislatore, mentre quella elettronica qualificata e quella digitale no, la sicurezza delle prime due tipologie di firma dovrà essere dimostrata. Bisognerà dunque, non soltanto pensare una procedura di dematerializzazione, ma anche formalizzarla».

La digitalizzazione in ambito bancario

Entrando nel vivo di come affrontare la digitalizzazione, l’Osservatorio Fatturazione elettronica & Dematerializzazione della School of management del Politecnico di Milano ha analizzato l’ambito bancario, uno dei settori protagonisti del passaggio dalla carta ai bit, e le attività logistiche.

Per quanto riguarda il mondo bancario, per dematerializzare le contabili (siano esse distinte di versamento o di prelievo), è sufficiente che l’istituto di credito vi apponga una firma elettronica semplice che può concretizzarsi in un e-mail o una firma biometrica. «La firma elettronica semplice», ha precisato Finocchiaro, «potrebbe però anche non accompagnare la contabile dematerializzata. E addirittura si potrebbe fare a meno della contabile stessa».

Diverso il caso dei contratti bancari. Poiché per la loro stipula l’art. 117 del Testo unico bancario prevede espressamente la forma scritta, è necessario che siano firmati elettronicamente nel momento in cui li si vuole dematerializzare. In questo caso il tipo di firma elettronica che li dovrà accompagnare, in base all’art. 21 del Codice dell’amministazione digitale, dovrà essere una firma elettronica avanzata oppure una qualificata o ancora una digitale.

«La firma elettronica avanzata», ha puntualizzato Finocchiaro, «è quella che ha destato maggiore interesse dal punto di vista commerciale. Sono dunque diverse le modalità tramite le quali si può apporre. La più diffusa è la firma autografa su tablet. Perché si possa parlare di firma elettronica avanzata, questa deve però presentare alcune caratteristiche di sicurezza. Deve infatti concretizzarsi in un’insieme di dati, associati al contratto bancario digitalizzato, che consentono l’identificazione del firmatario e che garantiscono la connessione univoca con il firmatario. Occorre inoltre che la firma sia creata con mezzi su cui il firmatario conserva il controllo esclusivo e collegati al contratto in modo da consentire di verificarne l’integrità. Se infatti il contratto dematerializzato non è legato univocamente alla firma e se il documento non è conservato in maniera integra, come previsto dalla normativa vigente in tema di conservazione sostitutiva, non siamo di fronte a una firma elettronica avanzata».

Come ha sottolineato Daniele Marazzi, senior analyst dell’Osservatorio, la dematerializzazione delle distinte di versamento e di prelievo può generare risparmi nell’ordine di qualche centesimo a documento. Essendo però le contabili i documenti in assoluto più numerosi in ambito bancario, una loro digitalizzazione diffusa genererebbe minori costi per alcune centinaia di milioni di euro l’anno. Ammonterebbero a 230 milioni di euro l’anno, invece, i risparmi ottenibili dalla digitalizzazione generalizzata dei contratti bancari, la cui numerica è nettamente più contenuta, ma la cui dematerializzazione comporta minori costi nell’ordine di alcune decine di euro a contratto.

I plus in ambito logisticoi

La dematerializzazione dei documenti di trasporto presenta una certa complessità perché coinvolge più attori. «La dematerializzazione dei documenti di trasporto», ha ribadito Marrazzi, «presenta una maggiore complessità i poiché soggetti coinvolti sono almeno tre: cliente, fornitore e operatore logistico. Questi hanno una necessità comune, la gestione della documentazione e di archivi a valenza fiscale e legale, ma esigenze diverse. Il fornitore è infatti interessato a monitorare le attività di consegna in modo sempre più puntuale e real time. Il trasportatore è coinvolto sul tema della presa in carico della merce e della prova d’avvenuta consegna. E il cliente guarda agli strumenti ICT per migliorare l’efficienza delle attività di logistica in ingresso».

Per quanto presenti aspetti di complessità, la dematerializzazione dei documenti di trasporto è comunque fattibile sia da parte del fornitore che del cliente seguendo cinque diverse modalità».

• Figura 4 – La dematerializzazione dei DDT vista dal fornitore
• Figura 5 – La dematerializzazione dei DDT vista dal cliente

In base ai calcoli dell’Osservatorio può comportare benefici variabili in funzione della tipologia di modello di digitalizzazione implementato.
Se infatti un’azienda procede alla dematerializzazione unilaterale degli archivi cartacei tenuti ai fini fiscali, in modo trasparente rispetto alla sua controparte (che può essere il cliente o il fornitore), i benefici, legati prevalentemente alla dematerializzazione degli archivi cartacei e della gestione interna, sono stimati in 1-2 euro a consegna.

Nel caso invece della dematerializzazione dei flussi informativi, in cui si mantiene l’archivio cartaceo dei documenti di trasporto ai fini legali e fiscali, ma si trasmettono in EDI i dati relativi al documento di trasporto (dopo aver comunque caricato sul mezzo di trasporto la scheda di trasporto, ex art. 7 bis 1° comma del Decreto legislativo 21 novembre 2005 nr. 286), s’ottengono benefici legati al processo stimabili fra i 10 e i 15-18 euro a consegna.

Ancora superiori: da 15 a 20-25 euro a consegna, saranno i potenziali risparmi derivanti dalla completa dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti di trasporto.