Si chiama Order to cash e prevede di dematerializzare il documento di trasporto. È l’anello mancante per la completa digitalizzazione del processo dell’ordine e fatturazione. E presto partirà la sperimentazione

8 maggio 2020

La digitalizzazione della filiera è uno dei temi in cima all’agenda delle imprese, che lo stress test dell’emergenza sanitaria ha fatto emergere in tutta la sua urgenza. Di che cosa si tratta? In sintesi di far rientrare all’interno del processo di transizione digitale delle imprese quei pezzi di processo che non lo sono ancora.

Nel caso specifico delle fasi di logistica e trasporto, le imprese del largo consumo hanno espresso una crescente necessità di informazioni tempestive sullo stato dei trasporti e sui tempi ed esiti delle consegne. Sono queste le questioni al centro del progetto di digitalizzazione Order to cash di GS1 Italy in ambito Ecr. «Oggi c’è una forte spinta per trasformare in digitale il processo di gestione degli esiti di consegna e delle eventuali riserve – spiega Giuseppe Luscia, project manager GS1 Italy – che oggi è ancora cartaceo e affidato al rapporto tra il trasportatore e chi riceve la merce in magazzino, per seguire la spedizione con dati in tempo reale».

Verso un processo strutturato digitale

Con l’e-commerce imperante, per ciascuno di noi è semplice seguire il percorso di un pacco ordinato on line, sapere esattamente in che punto del percorso si trova e, quasi sempre, veniamo avvertiti dell’imminente consegna. Nelle consegne tra imprese non succede quasi mai. O meglio, quando succede, non è mai inserito in un processo strutturato. Sempre più la gestione dell’ordine e della fatturazione segue un flusso elettronico, ma è la bolla di accompagnamento cartacea lo strumento che accompagna la consegna della merce fino alla conclusione del processo. E ritorna a chi l’ha emessa (il produttore) risalendo tutta la catena di fornitura, per dar origine alla fatturazione. Interrompendo, di fatto, il percorso di efficienza perseguito dalle imprese.

«Ci sono almeno due aspetti cruciali nel digitalizzare questo processo – riprende Luscia – che, sono emersi dall’analisi preliminare del gruppo di lavoro ristretto. Il primo è che la bolla è il documento dove viene espressa anche la riserva della consegna e si capisce bene quanto tempo possa passare prima di far arrivare l’informazione al produttore in un sistema di trasferimento di documenti cartacei. Il secondo, che in molti casi come la consegna a piccoli store o a ristoranti e bar, è previsto il pagamento in contanti. L’obiettivo primario del progetto di digitalizzazione della Pod (Proof of delivery) è quello di utilizzare i dati della bolla di consegna cartacea e inserirli in un flusso elettronico che consenta di raccogliere le informazioni della consegna (tipicamente il luogo, la data e l’ora in cui avviene), che abbia valore legale attraverso qualche forma di "firma digitale" e che guardi anche, a tendere, a soluzioni che supportino il processo di pagamento».

Un altro aspetto critico è che tutte queste soluzioni impattano sull’operato del trasportatore che non lavora quasi mai per un’azienda sola. Nello scenario attuale, trasposto nel digitale, avremmo soluzioni azienda per azienda con applicazioni diverse su più dispositivi. «È il vero limite alla diffusone di una soluzione strutturata se non troviamo il modo di coinvolgere l’ultimo anello, il trasportatore, con una soluzione che possa interagire con aziende diverse», specifica Luscia.

Una piattaforma per tutti i sistemi

La parola chiave, per la diffusione di queste soluzioni lungo tutta la filiera, è interoperabilità. Nel documento di analisi preliminare si legge, tra l’altro: “Occorre concordare una soluzione standard di identificazione dei documenti elettronici Ddt (documento di trasporto). L’uso dello standard in questo caso permetterà di definire adeguatamente i campi database delle applicazioni ed evitare perdite di univocità potenzialmente possibili in assenza di uno standard concordato. Il Sistema GS1 prevede una soluzione di identificazione standard ed è disponibile una linea guida specifica per l’applicazione dello standard all’identificazione del documento di trasporto”.

Si tratta, cioè, di condividere con le imprese distributive, produttive, logistiche e i partner tecnologici il processo con soluzioni interoperabili tra di loro e una app accessibile dai diversi sistemi.

Proprio sul tema dell’interoperabilità, una delle linee ispiratrici del progetto è quella di valorizzare tutti i flussi standard già esistenti nel ciclo dell’ordine, in particolare una integrazione stretta con l’EDI a standard GS1, che già prevede il documento di accompagnamento (Desadv), utilizzato dai diversi attori della filiera, che contiene tutte le informazioni necessarie a descrivere in modo esaustivo la consegna. Proprio l’ultima edizione del Monitoraggio dell’uso dell’EDI nel largo consumo ha evidenziato come per gli operatori logistici il Desadv sia uno dei documenti più diffusamente utilizzati.

A che punto è il progetto

La ratio alla base del progetto Order to cash è quindi quella di accelerare e rendere più efficiente il processo della consegna delle merci e di quello amministrativo e di disporre di uno strumento utile a tracciare le consegne, anche per avere la possibilità di riprogrammare le operazioni in banchina presso i punti di consegna. Per questo la road map è molto stringente. Nei prossimi mesi potrebbe partire la prima sperimentazione che metta alla prova dei fatti la soluzione e consenta di testare l’interoperabilità. «C’è molto bisogno in questa fase del progetto – conclude Luscia – di condivisione, di un confronto con tutti gli interessati per valorizzare al massimo lo sforzo affinché tutti vi si possano riconoscere. A GS1 Italy è stato chiesto di modellizzare il processo e descrivere come devono essere fatte le applicazioni per rispondere pienamente ai requisiti e come si rendono interoperabili. Per questo motivo più ampia è la platea di imprese coinvolte, compresi i produttori di soluzioni, più rapidamente si potrà partire con il progetto pilota per poi rapidamente passare alla sua implementazione. Anche perché sono forti le sollecitazioni che giungono da molte imprese che intendono arrivare rapidamente all’eliminazione della carta e a processi più efficienti».

A cura di Fabrizio Gomarasca  @gomafab