27 giugno 2012

La fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti non soltanto è possibile in base alla normativa vigente e vantaggioso economicamente, ma, in alcuni casi, può anche presentare dei vantaggi rispetto alla modalità tradizionale d’emissione delle fatture e degli altri documenti contabili e fiscali e di gestione del relativo archivio, quanto a valore probatorio ai fini civili e fiscali.

Il quadro normativo

Se guardiamo al quadro giuridico italiano, notiamo che la fatturazione elettronica è fattibile dal 2004, con l’entrata in vigore del Decreto legislativo 52/2004 che recepì la direttiva 2001/115/CE. Che entro fine anno dovrà essere recepita una seconda direttiva comunitaria, la 2010/45/UE. Che la conservazione sostitutiva è contemplata dal Decreto ministeriale 24/01/2004 del ministero dell’Economia e Finanza, applicabile alla fatturazione elettronica e all’intero ciclo dell’ordine. E che la dematerializzazione è sancita dal Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e dal codice civile. Norme cui s’aggiungono due circolari e una ventina di risoluzioni.

Come ha ricordato Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore contabile, le modalità in base alle quali il nostro ordinamento consente di fare conservazione sostitutiva delle fatture attive (di vendita) e di quelle passive (d’acquisto) sono cinque per ciascun tipo di documento.

• Figura 2 - Conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto
• Figura 3 – Conservazione sostitutiva delle fatture di vendita

Benefici economici

I potenziali vantaggi economici che ne derivano, in base a calcoli effettuati dall’Osservatorio Fatturazione elettronica e Dematerializzazione della School o management del Politecnico di Milano, esaminando circa 300 casi aziendali, non sono trascurabili. «Si va», ha affermato Paolo Catti, responsabile della ricerca dell’Osservatorio, «da qualche euro per la sola conservazione sostitutiva fino a 8-12 euro nel caso della fatturazione strutturata (interscambio di flussi di dati in modalità EDI, fino a benefici nell’ordine dei 30-80 euro a ciclo con progetti d’integrazione dell’intero ciclo dell’ordine».

Il caso di Conad del Tirreno

Benefici reali e concreti dei quali hanno riferito cinque rappresentanti di altrettante imprese, chiamati ad animare una tavola rotonda dai responsabili dell’Osservatorio.

Silvio Torracchi, responsabile infrastrutture e operations di Conad del Tirreno – azienda distributiva con un fatturato di 2 miliardi di euro e una rete di 330 negozi – ha illustrato il progetto di digitalizzazione del ciclo dell’ordine avviato dalla sua azienda nel 2008.
«Il nostro obiettivo», ha detto Torracchi, «era conseguire una riduzione dei costi, ma soprattutto rivedere, per renderli più efficienti ed efficaci, i processi di comunicazione sia interni che verso l’esterno».
Oggi Conad del Tirreno sui 250 mila ordini annui, ne emette 127.500 per via telematica, verso 540 dei suoi 1.800 fornitori. Ciò comporta che il fornitore, una volta ricevuto in EDI l’ordine, emette una conferma d’ordine in tempi definiti, grazie alla quale l’azienda toscana saprà quali merci riceverà e in che tempi e quali invece non le saranno consegnate. In questo modo avrà più tempo per gestire le eccezioni. Lo scambio telematico rende inoltre più snella la quadratura delle fatture ad esse collegate. «Abbiamo riscontrato», ha detto Torracchi, «che le fatture non conformi sono il 14% nel caso di ordini EDI, contro il 21% di quelli tradizionali».

Con 70 fornitori Conad del Tirreno ha anche concordato l’invio telematico dell’avviso di spedizione, cosa che consente all’azienda toscana d’automatizzare i riscontri che altrimenti andrebbero eseguiti manualmente. «Risparmiare anche pochi minuti a consegna», ha osservato Torracchi, «significa essere più snelli, liberare prima le banchine, avere un livello d’accuratezza molto maggiore e abbattere i costi del personale. Riuscendo ad automatizzare il ricevimento merci e calcolando un riduzione di 5 minuti a consegna del tempo di spunta, potremmo infatti liberare 21 mila ore/uomo l’anno».
Un ulteriore risparmio compreso fra 290 e 360 mila euro Conad del Tirreno lo ottiene gestendo in EDI il 45% delle fatture in acquisto.

Integrazione del ciclo dell’ordine in Mediamarket

Mediamarket Italia, i cui 111 punti vendita emettono ogni anno 750 mila ordini, che a loro volta generano più di 1 milione di bolle e altrettante fatture, ha invece sviluppato il tracciato EDI dell’intero ciclo dell’ordine, con l’obiettivo d’arrivare nel 2013 a coinvolgere 110 fornitori, cui è riconducibile l’88% del fatturato sviluppato dal retailer nel nostro paese.

«Nel 2011», ha detto Fabio Pennati, direttore servizi commerciali di Mediamarket Italia, «il 30% delle anagrafiche, il 40% delle bolle di consegna, il 35% degli ordini e il 50% delle fatture è stato prodotto con tracciato EDI. E, con i fornitori con qui siamo riusciti a informatizzare l’intero ciclo dell’ordine, nel 90% dei casi siamo arrivati all’archiviazione sostitutiva senza che la pratica sia stata presa in mano da un addetto».

Già oggi significativi i benefici conseguiti da Mediamarket. «Nell’area logistica», ha proseguito Pennati, «abbiamo liberato l’equivalente del monte ore di un full time per ciascun negozio, che abbiamo potuto meglio impiegare nella gestione delle pratiche Rae e nell’assistenza post-vendita. E nell’area amministrativa abbiamo recuperato due full time a negozio, oggi assegnati al front line, con conseguenti benefici anche in termini di soddisfazione del cliente finale».

Ma non è tutto. Mediamarket Italia è fra i promotori di Ediel, un portale di logistica condivisa inteso a migliorare l’efficacia dei processi distributivi nella filiera dell’elettronica di consumo e degli elettrodomestici. «Questo portale», ha spiegato Pennati, «ci darà una maggiore visibilità del processo di consegna. Potremo tracciare un ordine dalla pre-bolla, ossia dal mandato di preparazione delle merci che il fornitore dà all’operatore logistico; prendere decisioni in tempo reale circa l’approvvigionamento delle merci, aumentando le nostre rotazioni; e caricare a sistema l’intera cartella di carico del provider che ci sta portando le merci anche di più fornitori, ottimizzando ulteriormente l’attività d’entrata merce».

Dal portale trarranno benefici anche i provider logistici, che potranno massimizzare i carichi e concentrare le consegne e le industrie produttrici, che potranno avere in tempo reale la situazione sia degli esisti di consegna sia del rispetto dei livelli di servizio pattuiti con il provider logistico.

Obiettivo digitalizzazione a valle per G. Sacchi

Diversamente da quella dell’elelettrodometico, la filiera del materiale elettrico già da tempo può contare sulla piattaforma Metel, che ha promosso l’informatizzazione dei flussi fra produttori e distributori. Tanto che Luca Maggioni, direttore logistica della G. Sacchi - azienda distributiva con un fatturato di 437 milioni di euro, 40 punti vendita e 1 milione di codici articolo - può vantare l’informatizzazione del 60-70% dei flussi a monte.

«Abbiamo ancora spazi di miglioramento dell’efficienza negli scambi informativi con i nostri fornitori», ha detto Maggioni, «ma è soprattutto a valle che dobbiamo lavorare. A oggi lo scambio via EDI di documenti del ciclo dell’ordine con i nostri 20 mila clienti, in maggioranza Pmi e imprese artigianali, è limitato al 5% circa. Di recente abbiamo condotto un’indagine fra di loro per valutarne la predisposizione all’impiego di strumenti informatici ed è risultato che la metà, in particolare le aziende di maggiori dimensioni, sono già informatizzate e interessate non solo ad avviare progetti di dematerializzazione, ma anche a consultare on line la disponibilità dei prodotti che distribuiamo. Per il in futuro stiamo ragionando sulle modalità per rendere disponibili in cloud computing dei software che abilitino la digitalizzazione dei processi presso imprese di piccole dimensioni, che diversamente non potrebbero permettersi d’implementarla».

La digitalizzazione si vende da sola per Sati

Per un’azienda di medie dimensioni come Sati – specialista nella produzione e distribuzione d’ingranaggi meccanici, con un fatturato di 24 milioni di euro e un volume di 13 mila documenti di trasporto (DDT) l’anno – la scelta di digitalizzare i flussi si è venduta da sola per l’evidente ritorno sull’investimento che garantiva. È in questi termini che ne ha riferito Luca Lusardi, responsabile It di Sati. «Non abbiamo avuto problemi», ha detto Lusardi, «a convincere la direzione a dare il via libera al progetto di dematerializzazione dei documenti del ciclo dell’ordine e alla conservazione sostitutiva, con conseguente smantellamento dell’archivio cartaceo. Questa scelta ha consentito infatti alla società di reperire spazio aggiuntivo per gli uffici commerciali senza dover ampliare la sede. Oltre alla dematerializzazione dell’intero ciclo, abbiamo realizzato un portale b2b che consente ai nostri clienti d’avere accesso diretto ai DDT e alle fatture che li riguardano, risolvendo le difficoltà che sono via via insorte».

Elettrowatt è per la semplificazione

Anche Leonardo Perego, amministratore delegato di Elettrowatt – un piccolo distributore di materiale elettrico, con cinque punti vendita nel milanese, poco più di 13 milioni di euro di fatturato e 2.500 clienti – ha portato un’esperienza più che positiva della digitalizzazione del ciclo dell’ordine. «Sono ormai 10 anni che abbiamo informatizzato l’anagrafica prodotto», ha spiegato Perego, «e più di recente anche tutto il ciclo dell’ordine. Ricevere il documento di trasporto via EDI, non appena il fornitore sta per far partire il nostro ordine, ci ha consentito notevoli efficienze nel gestire la ricezione della merce e la preparazione delle spedizioni ai clienti. Dopo aver dematerializzato le fatture attive e passive - circa 8 mila documenti l’anno - ci prepariamo a fare altrettanto con i DDT, cosa che ci porterà a raggiungere oltre 65 mila documenti dematerializzati ogni anno. Per favorire la diffusione della cultura della digitalizzazione fra le aziende italiane, in gran parte sotto i cinque addetti, sarebbe opportuno pensare a procedure semplificate per le microaziende. L’Italia è molto diversa dalla Francia o dalla Germania. Da noi in ogni settore c’è un’elevata polverizzazione».

Semplificazione alla quale, peraltro, sta alacremente lavorando uno dei quattro gruppi di lavoro istituiti presso il Forum nazionale della fatturazione elettronica, costituito con decreto del Dipartimento delle finanze il 12 dicembre 2011 su input della Commissione europea, come ha assicurato Mario Carmelo Piancaldini, capo ufficio imprese minori e lavoratori autonomi della Direzione centrale accertamento dell’Agenzia delle Entrate.