10 passi per adottare la comunicazione elettronica b2b
Ecco tutte le informazioni per applicare e utilizzare con successo gli standard per la comunicazione e il commercio elettronico GS1 eCom. Basta seguire questi 10 passi.
1. Identificare il processo aziendale cui si desidera applicare lo standard GS1 eCom
Gli standard GS1 eCom sono adatti a numerosi processi aziendali della supply chain – dall’ordine, alla consegna, al pagamento – ciascuno dei quali richiede una serie diversa di messaggi. Pertanto, prima di iniziare l’implementazione GS1 eCom, è opportuno rispondere alle seguenti domande:
- Quali processi aziendali saranno supportati da GS1 eCom?
- Quali dati saranno scambiati nel corso di questi processi?
- Quali sono i partner commerciali che invieranno o riceveranno tali dati?
Gli standard GS1 eCom sono in grado di fornire soluzioni per molteplici settori utilizzando il medesimo messaggio GS1. Questo grazie all’applicazione di profili ai messaggi generici GS1 eCom, specifici per esempio per il settore alimentare, dell’entertainment, delle forniture per ufficio o per il tessile. Ciò significa che nell’analisi dei processi aziendali è necessario prendere in considerazione anche gli specifici settori di attività. In alcuni paesi, inoltre, gruppi di utenti creano profili di messaggio che riflettono le pratiche di implementazione dello standard GS1 eCom in specifici settori e processi aziendali (vedi Fase 7).
2. Assicurarsi che all’interno della propria azienda vi sia la volontà da parte della dirigenza di applicare lo standard GS1 eCom
È questa una fase cruciale per il successo dell’implementazione di questo standard, perché la dirigenza deve mettere a disposizione le necessarie risorse umane e finanziarie e, quindi, avere una conoscenza di base dei princìpi e dei vantaggi dello standard GS1 eCom, ed essere consapevole che l’implementazione di GS1 eCom può contribuire a migliorare il servizio e la soddisfazione dei propri partner commerciali nonché l’efficienza della supply chain, oltre a tagliare i costi e ottimizzare la gestione degli inventari.
3. Contattare l’organizzazione GS1 locale
Mettetevi in contatto con l’organizzazione locale GS1. Molte di esse sono in grado di mettere a vostra disposizione i membri del loro staff esperti dell’area GS1 eCom.
Il punto di riferimento per le aziende in cerca di supporto per l’implementazione degli standard è sempre l’organizzazione GS1 locale, parte del network di oltre 100 organizzazioni GS1 locali che serve più di un milione di aziende in 140 paesi del mondo.
4. Verificare che la propria azienda sia membro di GS1 e sia in possesso di un prefisso aziendale GS1
Le chiavi di identificazione GS1 (GS1 Identification Keys) sono usate in tutti gli standard GS1, sia nel flusso fisico di merci, codificate per esempio con codici a barre, sia nel flusso di informazioni dei dati aziendali. In mancanza di esse, l’uso degli standard GS1 eCom non è possibile. Le chiavi di identificazione GS1 sono create utilizzando il prefisso aziendale GS1 che può essere richiesto alle organizzazioni GS1 dei rispettivi paesi.
Le seguenti chiavi di identificazione GS1 sono create utilizzando il medesimo prefisso aziendale GS1:
- GLN – Global Location Number, che identifica luoghi e funzioni, usato in tutti i messaggi GS1 eCom.
- GTIN – Global Trade Item Number (codice unità commerciali), che identifica merci e servizi, usato in tutti i messaggi GS1 eCom.
- Altre chiavi per applicazioni specializzate, per esempio per identificare unità logistiche.
Se non siete sicuri che la vostra azienda sia membro di GS1 e possegga già un prefisso aziendale GS1, potete contattare l’organizzazione GS1 locale per sapere chi è la persona di riferimento per i temi GS1 all’interno della vostra società.
5. Prendere confidenza con gli standard GS1 eCom
GS1 fornisce un’ampia gamma di materiale informativo riguardante gli standard GS1 eCom, gran parte del quale è messo a disposizione attraverso le organizzazioni GS1 locali tra cui corsi di formazione.
6. Verificare di quale standard si ha bisogno
GS1 fornisce due set di standard GS1 eCom:
- GS1 EANCOM® – standard GS1 per l’EDI “classico”, subset semplificato di UN/EDIFACT
- GS1 XML - utilizza l'XML per scambiare documenti aziendali via Internet
Ai nuovi utenti GS1 eCom, GS1 raccomanda GS1 XML, ma se i vostri partner commerciali sono già utenti GS1 EANCOM®, vi può essere richiesto di adeguarvi allo standard da loro prescelto.
GS1 EANCOM® possiede una vasta base di utenti in tutto il mondo, che al momento di selezionare il set di standard GS1 eCom deve essere presa in considerazione. Vi ricordiamo che GS1 intende supportare e mantenere lo standard GS1 EANCOM® anche in futuro.
7. Verificare con la propria organizzazione GS1 locale se esistono specifici profili di messaggio per il proprio paese e per il settore d’appartenenza
Alcune organizzazioni GS1 collaborano direttamente con le aziende utenti per creare profili dei messaggi standard GS1 eCom adattati a specifici settori nei rispettivi paesi. I profili sono subset di messaggi in tutto e per tutto compatibili con gli standard “generici”. Sono adattati alle esigenze dei gruppi di utenti target, per esempio scegliendo solo determinati elementi opzionali del messaggio. La documentazione di tali profili spesso contiene raccomandazioni per la loro implementazione in settori o gruppi di utenti specifici; per questo motivo, sono spesso indicati come “linee guida implementazione messaggio” (MIGs – message implementation guidelines).
I gruppi di utenti possono creare profili per il loro settore a livello internazionale; un esempio è rappresentato dal gruppo “Upstream”, che sviluppa gli standard GS1 per l’integrazione della supply chain tra produttori e fornitori. Esistono inoltre linee guida di implementazione per l’applicazione generale di GS1 eCom (EDI).
Il modo migliore per verificare quale tipo di documentazione sia già disponibile per il vostro settore/paese/tecnologia prescelto è contattare l’Organizzazione GS1 locale.
8. Condurre un’analisi degli scostamenti tra i dati da scambiare e il contenuto del messaggio o profilo standard
Gli standard GS1 eCom sono sviluppati sulle esigenze degli utenti reali e riesaminati dalle aziende utenti, in modo da coprire sostanzialmente tutte le informazioni da scambiare con i partner commerciali. Qualora, tuttavia, si riscontrassero degli scostamenti tra le esigenze degli utenti e i dati contemplati dai messaggi forniti, gli standard dovranno essere aggiornati di conseguenza.
È importante ricordare che i termini utilizzati in azienda e quelli di GS1 possono differire, sebbene da un punto di vista semantico il contenuto degli elementi che costituiscono i dati sia identico. Il paragone dovrebbe pertanto essere effettuato tra definizioni di dati e non solo tra termini commerciali.
Le definizioni dei dati GS1 sono disponibili nella documentazione riguardante i messaggi che prende il nome di Global Data Dictionary (GDD). Qualora identificaste degli scostamenti tra le vostre esigenze relative ai dati e quelle contemplate dai messaggi GS1, potete sottoporre una richiesta di modifica (Change Request – CR) al Global Standard Management Process (GSMP) di GS1, per emendare il messaggio o richiedere lo sviluppo di un nuovo messaggio. La richiesta di modifica può essere inoltrata direttamente sul sito web GSMP; consigliamo tuttavia di contattare la vostra organizzazione GS1 locale per farvi assistere nell’inoltro e nella gestione della richiesta di modifica. Qualora la modifica venga introdotta in una delle linee guida di implementazione dei messaggi, la richiesta di modifica andrà sottoposta all’organizzazione GS1 locale, che identificherà il gruppo di lavoro in grado di risolverla.
9. Allineare i master data con quelli dei propri partner commerciali
L’allineamento dei master data (le informazioni di base obbligatorie) è una fase necessaria nell’implementazione di GS1 eCom, in quanto tali dati non sono ripetuti nei messaggi transazionali, ma vi si fa riferimento mediante le chiavi di identificazione standard. Nome e indirizzo di compratore e venditore, per esempio, non sono menzionati nell’ordine o nell’avviso di spedizione; al contrario sono indicati i codici di locazione di acquirenti e venditori (GLN).
Tale approccio consente di eliminare i dati ridondanti dai messaggi in transito, garantendo un’elaborazione più efficiente e consentendo un notevole risparmio, e integrando inoltre il trasferimento elettronico dei dati con il flusso fisico delle merci.
GS1 fornisce standard per lo scambio dei master data. Esistono tre modi principali per scambiare tali dati:
- Nella forma più semplice, i master data possono essere inviati via email o fax. Tale soluzione potrebbe non essere adatta alle aziende che non hanno esperienza nell’utilizzo dello standard GS1 eCom. In uno stadio più avanzato dell’implementazione, quando la vostra azienda avrà installato l’infrastruttura GS1 eCom, dovrebbero essere utilizzati gli standard relativi ai master data.
- Lo scambio bilaterale di messaggi master data, tra partner commerciali coinvolti nello scambio GS1 eCom. Quando uno di questi dati cambia, il messaggio relativo deve essere inviato nuovamente, compresi gli aggiornamenti.
- Lo scambio bilaterale funziona molto bene per un numero limitato di partner commerciali, ma diventa difficile da gestire quando questo numero aumenta. GS1 offre il Global Data Synchronisation Network, in cui i partner commerciali possono pubblicare i propri dati, cosicché i loro partner riceveranno una notifica automatica in caso di aggiornamento.
10. Iniziare a scambiare dati utilizzando gli standard GS1 eCom
Prima di iniziare a scambiare messaggi GS1 eCom, è necessario provvedere ad alcuni preparativi tecnici.
L’azienda deve innanzitutto acquistare un software o un servizio che supporti gli standard GS1 eCom e che risponda alle sue esigenze. GS1 non raccomanda un prodotto specifico, in quanto la neutralità di mercato è uno dei nostri princìpi fondamentali; l’organizzazione GS1 locale, tuttavia, potrà fornirvi un elenco delle società che offrono questo genere di prodotti e servizi.
Una volta installato il software, dovrete mappare i dati immagazzinati nel vostro database interno, per esempio un sistema di back-end ERP (Enterprise Resource Planning), sul software che supporta GS1 eCom.
I vostri partner devono essere a conoscenza dei requisiti tecnici necessari per scambiare dati commerciali con la vostra azienda. Queste informazioni possono essere scambiate sotto forma di accordi di scambio (Interchange Agreements). È una fase di grande importanza e svariate organizzazioni di codifica forniscono istruzioni specifiche e modelli per gli Accordi di Scambio. I link che seguono forniscono utili esempi:
I modelli riguardano situazioni commerciali generiche e possono essere adattati alle specifiche esigenze della vostra azienda.
Dopo avere raggiunto un accordo con i vostri partner commerciali, dovrete testare la vostra infrastruttura eCom. La verifica dovrà riguardare tanto il contenuto dei messaggi quanto la comunicazione in sé.
Molte organizzazioni GS1 offrono servizi legati all’implementazione degli standard GS1 eCom, tra cui la verifica dei messaggi, la certificazione, l’infrastruttura GS1 eCom per trasmettere un numero limitato di messaggi. Conoscere questi servizi può essere di grande aiuto nella fase di implementazione. Quando i risultati di tutti i test sono positivi, siete pronti per scambiare messaggi e utilizzare GS1 eCom nel modo migliore.
