26 maggio 2009

Introduzione

L’ambito: fatturazione elettronica e integrazione del ciclo ordine-pagamento

La necessità di affrontare il tema della fatturazione elettronica nell’ambito più ampio dell’integrazione e dematerializzazione del processo commerciale – il cosiddetto ciclo ordine-pagamento – è un messaggio che è stato già sottolineato con forza nei precedenti Rapporti dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano a cui Indicod-Ecr ha collaborato; e viene ripreso come presupposto metodologico anche quest’anno. Proprio in relazione all’ampiezza con cui il tema è affrontato, si possono distinguere diversi modelli di fatturazione elettronica:

• modelli di conservazione sostitutiva delle fatture, dove l’enfasi è posta sulla dematerializzazione del documento fattura, secondo le indicazioni previste dalla normativa;
• modelli di fatturazione elettronica “in senso stretto” e “a norma di legge”, quando la fattura rimane documento elettronico in tutto il suo ciclo di vita, nel pieno rispetto della normativa sulla fatturazione elettronica;
• modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento, dove l’enfasi progettuale è posta sullo scambio dei principali documenti del ciclo (dati anagrafici e commerciali, ordini, documenti di trasporto, fatture, avvisi di pagamento ecc.) in formato elettronico strutturato, secondo una sintassi e una semantica condivise tra le parti.

• Figura 1 – I modelli di fatturazione elettronica e integrazione del ciclo ordine-pagamento

La prospettiva: fatturazione elettronica come leva competitiva

La fatturazione elettronica – e, più in generale, la dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento – può rappresentare un’importante leva competitiva per la singola impresa: si riducono le attività non a valore aggiunto e si servono meglio i propri clienti, con investimenti tecnologici e organizzativi tutto sommato limitati rispetto ai benefici. La fatturazione elettronica, dunque, non deve essere affrontata in primis come un “problema” di conformità alla normativa fiscale, ma come una grande “opportunità” di ottimizzazione dei processi, sia per le imprese sia per la PA. La prima prospettiva dalla quale analizzare il tema è, quindi, quella del valore per la singola impresa. Tutto il resto – quadro normativo, standard, obblighi di legge – deve seguire, non anticipare, il riconoscimento del valore che è possibile cogliere.

I benefici per l’impresa: tempi di payback inferiori all’anno

Il valore potenziale della fatturazione elettronica è ormai ampiamente dimostrato nei numerosi casi analizzati, relativi a realtà di varie dimensioni aziendali e appartenenti ai settori più diversi. L’analisi della redditività dei progetti di fatturazione elettronica ha evidenziato come il tempo di payback sia generalmente inferiore a un anno: i benefici risultano ampiamente superiori ai costi correnti e agli investimenti necessari per conseguirli. Certo, l’entità dei benefici dipende dal livello di integrazione del processo, ossia dal modello di fatturazione elettronica adottato. Si può passare, quindi, da un risparmio di 2-3 euro per fattura, nel caso dei modelli di sola conservazione sostitutiva,

• Figura 2 – I benefici e la redditività dei modelli di conservazione sostitutiva delle fatture

agli 80 euro a ciclo (cioè per ogni ordine che diviene fattura e poi pagamento), nel caso dei modelli di integrazione e dematerializzazione più completa.

• Figura 3 – I benefici e la redditività dei modelli di fatturazione elettronica
• Figura 4 – i benefici e la redditività dei modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento

E proprio i benefici ottenibili nel caso di adozione più completa e matura evidenziano ancor più chiaramente il potenziale valore per la singola impresa: si tratta, in generale, di risparmi di costo – considerando sia la relazione con i fornitori sia quella con i clienti – che possono valere da 1 a 3 punti di margine nel conto economico, a seconda del settore.

• Figura 5 – le differenze tra i diversi settori

Quanto detto rimane valido anche in riferimento alle PMI, per le quali l’utilizzo di fornitori di servizi e soluzioni parzialmente o totalmente in outsourcing consente di abbattere gli investimenti tecnologici iniziali e di ridurre, al contempo, anche quelli di natura organizzativa.

Le quattro regole per cogliere i benefici: integrazione, accuratezza, gradualità, multicanalità

• Vi sono quattro “regole d’oro” che è bene seguire nell’impostazione dei progetti di fatturazione elettronica per cogliere il massimo dei benefici.Puntare all’integrazione di processo: i benefici che si ottengono dall’allargamento dell’ambito di progetto – dalla sola conservazione all’invio elettronico delle fatture in formato strutturato, fino all’integrazione con le fasi di ordine, consegna e pagamento – sono estremamente più significativi dei soli benefici di ottimizzazione locale.

• Figura 6 – Il confronto tra conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica strutturata
• Figura 7 - Il confronto tra fatturazione elettronica strutturata e integrazione del ciclo ordine-pagamento

• Prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualità del processo: la maggior parte degli errori in fattura dipende da errori commessi nelle fasi a monte del processo e, in particolare, dal disallineamento nei dati anagrafici e commerciali che regolano le transazioni, e questi errori non sono eliminabili se non si agisce sulla qualità dei dati, all’origine e lungo l’intero processo.
• Progettare un percorso di adozione graduale: per implementare i modelli di fatturazione elettronica più completi – quelli che prospettano i benefici più consistenti – è possibile procedere per “passi”, attraverso i modelli più semplici, a patto di avere da subito una visione di insieme che veda il “traguardo” finale.
• Sviluppare un unico processo con diversi canali di interfaccia verso clienti e fornitori: la varietà dei canali di comunicazione con clienti e fornitori (EDI, portali, PEC, fax, ecc.) – inevitabile, date le differenze nel grado e nella maturità di adozione – non impedisce di progettare un unico processo interno ottimizzato che realizzi, per esempio, una sola procedura di riconciliazione fatture-ordini indipendentemente dal canale con cui pervengono le fatture.

I benefici per il Paese: risparmi potenziali fino a 60 miliardi di euro

Secondo le nostre stime, sono circa 1,3 miliardi le fatture b2b scambiate all’anno in Italia in tutti i settori

• Figura 8 – La stima del numero di fatture b2b in Italia

e circa 1 miliardo le fatture b2c, prevalentemente nei settori energia, telefonia, prestazioni professionali.

• Figura 9 - La stima del numero di fatture b2c in Italia

A questa numerica di fatture si possono applicare benefici potenziali per ciascuna fattura compresi tra qualche euro e 80 euro, in funzione del settore e del grado di copertura della soluzione implementata. Il beneficio potenziale per l’Italia – in termini di aumento di produttività, derivante dall’adozione diffusa della fatturazione elettronica – risulterebbe compreso tra i 10 miliardi di euro all’anno – se le logiche della dematerializzazione fossero applicate alla sola fase di fatturazione – e i 60 miliardi di euro all’anno – nel caso in cui l’adozione fosse estesa all’intero ciclo ordine-pagamento.

• Figura 10 – La stima dei benefici per il sistema Paese

Si tratta di valori compresi tra l’1% e il 4% del Pil annuo. Un’adozione estesa della fatturazione elettronica avrebbe, inoltre, un impatto atteso sulla PA estremamente significativo – prudenzialmente stimato tra 300 milioni di euro e 2 miliardi di euro di benefici annui, in funzione del modello di adozione – e altrettanto significativa sarebbe la ricaduta potenziale sui fornitori della PA.