23 marzo 2010

Il catalogo elettronico e la sincronizzazione dei dati di prodotto presto entreranno a fa parte dei processi standard nelle pratiche quotidiane tra le imprese dei beni di consumo e la distribuzione moderna. Indicod-Ecr ha infatti deciso di dare maggiore impulso al loro processo di diffusione perché le imprese sono sempre più alla ricerca del massimo dell’efficienza con tutti gli strumenti disponibili: riduzione dei costi, aumento della produttività, qualità delle relazioni.

«Ebbene il catalogo elettronico basato su standard Gs1 Gdsn» ha ricordato il direttore generale di Indicod-Ecr Bruno Aceto, introducendo i lavori al workshop “Sincronizzare i dati di prodotto. L’implementazione del catalogo elettronico”, organizzato in collaborazione con PricewaterhouseCoopers «garantisce tutte queste cose messe insieme ed è per favorirne l’adesione da parte del sistema industria-distribuzione che le trenta aziende che siedono nel Consiglio dell’associazione hanno deciso di dare l’esempio e di essere operative con la sincronizzazione automatica dei dati entro la fine del 2010».

Da un punto di vista razionale, infatti, le evidenze di tutte le esperienze fin qui fatte depongono a favore del catalogo elettronico, per il quale le valutazioni di efficacia ed efficienza non sono mai state così universalmente rilevate. E se già oggi nove imprese della distribuzione (Auchan, Carrefour, Coop Italia, Conad, Crai, Esselunga, Finiper, Selex, Sisa), che insieme rappresentano il 73% del giro d’affari grocery, a cui si è aggiunta Autogrill, sono in fase avanzata nell’implementazione del catalogo elettronico, c’è da ritenere che l’impegno di Indicod-Ecr non sarà vano. «Del resto» ricorda il direttore gestione e sviluppo degli standard Massimo Bolchini «il punto di svolta nell’introduzione del codice a barre qualche decina d’anni fa fu proprio determinato dall’adesione compatta da parte della distribuzione, che in tal modo trainò l’adozione anche da parte delle imprese di produzione».

Il catalogo elettronico non è altro che un grande database che consente al fornitore di pubblicare le informazioni univoche e standardizzate relative ai prodotti e al distributore di utilizzarle sia nel rapporto con l’azienda sia per i propri flussi informativi e organizzativi interni. «Naturalmente, dato un set minimo di informazioni di base» puntualizza Bolchini «ogni produttore può personalizzare le informazioni secondo le necessità di ciascun retailer con la massima garanzia di privacy, nel senso che gli attributi “sensibili” di tipo commerciale e contrattuale sono visibili solo da ogni singolo retailer interessato». Punto di arrivo naturale con l’integrazione tra Edi e Gds è il Fast perfect order, che consente di standardizzare e rendere più efficaci i flussi e i processi di scambio delle merci e dei documenti di ordine e fatturazione.

I vantaggi dello scambio e dell’allineamento sincronizzato delle informazioni di prodotto sono molteplici. Tra questi: -37% degli errori di fatturazione, eliminazione dei resi, -10% delle risorse impiegate, velocità d’introduzione dei nuovi prodotti a scaffale. Senza contare i benefici effetti sulla mobilità e sull’ambiente: un carico di prodotti rifiutato dal Cedi si traduce in percorsi supplementari dei mezzi, maggiore traffico e più emissioni di inquinanti. «Siamo convinti» ha affermato Martino Stefanoni, director retail e consumer di PricewaterhouseCoopers , che ha realizzato un apposito studio al riguardo per fornire le linee guida di implementazione «che il catalogo elettronico abbia un impatto nella gestione dei processi e a livello organizzativo, dando origine a una rivisitazione benefica dei processi, coinvolgendo più risorse e più funzioni aziendali, che avrà come risultato all’interno delle organizzazioni aziendali di liberare tempo da riservare ad attività a maggiore valore aggiunto».

Che cosa significhi in concreto per le aziende, quali le criticità da affrontare e quale l’impatto sulle imprese l’hanno spiegato Coop, Sc Johnson e Kraft Foods che da tempo sono impegnate in questa direzione (Coop, ricordiamo, ha cominciato a lavorare sul catalogo elettronico dal 2006). «Il catalogo elettronico non è altro» si evince dalla presentazione di Riccardo Giuliani, direttore sistemi informativi e innovazione tecnologica in Coop Italia «che un modo per parlare il medesimo linguaggio, una sorta di esperanto per il business, a livello mondiale, aprendo nuove opportunità di mercato».

Oggi in Coop il catalogo elettronico è attivo sul 56% dei reparti, coinvolge il 24% dei fornitori attivi e riguarda il 52% dei 28.890 prodotti trattati. Tra i risultati evidenziati, è stato eliminato l’80% del tempo necessario all’inserimento di un prodotto che costa dai 12 ai 15 minuti per prodotto, con un miglioramento sensibile dell’efficienza complessiva, oltre alla riduzione di 10 giorni del time to market, una riduzione delle rotture di stock e di merce respinta per errata codifica e una maggiore immediatezza del riordino dai Cedi ai punti vendita. Senza contare che l’allineamento dell’anagrafica dei prodotti ha portato a un miglioramento sui processi Edi. «Solo con un’adeguata massa critica di fornitori sarà però possibile realmente modificare i processi e ottenere la gran parte dei benefici economici».

Chi ci ha creduto da subito sono state due aziende come SC Johnson e Kraft Foods.

Nel ripercorrere le fasi dell’esperienza con Coop Italia (oggi Coop e Kraft gestiscono elettronicamente 168 codici con il 10% degli attributi richiesti da Coop), Renato Di Ferdinando customer service manager di Kraft Foods Italia, ha focalizzato l’attenzione sull’importanza dell’attività di pulizia del masterdata per l’allineamento dei due sistemi, punto di partenza determinante per ottenere risultati quantificabili: «Pur adottando un processo Edi, che richiedeva però numerosi interventi manuali» ha sottolineato il manager «il flusso di lavoro dall’introduzione dell’item da parte di Kraft alla pubblicazione delle informazioni alla rete da parte di Coop richiedeva 16 giorni. Con l’implementazione degli standard Gds l’abbiamo ridotto del 50%, con un sensibile miglioramento della qualità del dato». In particolare su 15 attributi critici i due terzi hanno raggiunto il 100% di coerenza.

Dal canto suo Cinzia Cau, customer service di Sc Johnson, ha posto l’accento sulla maggiore efficienza interna ed efficacia esterna, grazie all’interfunzionalità sviluppata in seguito all’implementazione dei processi Gds (Global data synchronisation); sulla maggiore definizione e sui meccanismi di automazione ottenuti con la messa a punto delle procedure, il rispetto dei tempi e la condivisione delle informazioni; da ultimo, sul coinvolgimento di tutti i reparti nelle attività di diffusione verso l’esterno con l’accrescimento del livello di responsabilità all’interno dell’azienda. E i risultati non sono mancati: «Il business ha registrato una riduzione del 31% del margine di errore nel riordino e nella codifica dei codici» ha sottolineato Cau, quantificando in 111 le ore di lavoro risparmiate in un anno per la correzione dei dati errati nel riordino. Tanto che oggi il catalogo elettronico secondo i parametri Gds è diventato per SC Johnson uno standard aziendale.

Dati alla mano, dunque, tutto depone a favore della sincronizzazione dei dati di prodotto e della diffusione del catalogo elettronico. Certo, di fronte ai casi presentati, il sistema delle Pmi italiane potrebbero chiamarsi fuori da un sistema ritenuto troppo complesso. «Niente di più falso» puntualizza Bolchini «perché paradossalmente sono proprio le Pmi a poter trarre i maggiori benefici dalla standardizzazione dei dati. Avendo strutture snelle e normalmente pochi codici referenziati in Gdo, non sono necessarie architetture informatiche complesse e procedure macchinose. È sufficiente inserire i dati secondo gli standard definiti in un foglio elettronico Excel e inviare il file al provider che abbiamo individuato come partner per gestire l’infrastruttura tecnologica (WorldSync), oppure caricare direttamente i dati su un’interfaccia web per essere inseriti, con poche centinaia di euro di spesa, nel catalogo elettronico».

A cura di Fabrizio Gomarasca