Connettere per competere: come EDI e GS1 GDSN stanno ridisegnando la supply chain del largo consumo

Nel largo consumo italiano, la digitalizzazione della supply chain continua a muoversi su un equilibrio ancora incompleto: le infrastrutture per automatizzare ordini, fatture, logistica e scambio dati sono ormai consolidate, ma molte aziende continuano a utilizzare solo una parte delle possibilità offerte dagli standard digitali.

È questo uno dei messaggi principali emersi dal convegno “Connettere per competere: l’EDI nel Largo Consumo nel 2026”, che ha riunito Industria, Distribuzione e operatori logistici per presentare la ricerca “Osservatorio EDI nel Largo Consumo”, iniziativa congiunta dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano e GS1 Italy, e che analizza il livello di maturità dell’Electronic Data Interchange nella filiera italiana.

La fotografia presentata dalla ricerca mostra infatti un ecosistema ormai stabile dal punto di vista tecnologico, ma ancora frenato da limiti organizzativi, culturali e relazionali.

Nel 2024 le aziende del largo consumo che hanno scambiato almeno un messaggio EDI utilizzando gli standard GS1 sono state 8.042, un dato sostanzialmente stabile rispetto all’anno precedente. Complessivamente sono stati censiti circa 55 milioni di messaggi scambiati lungo la filiera.

Numeri che confermano quanto l’EDI sia ormai radicato nei processi operativi del settore, ma che allo stesso tempo evidenziano una difficoltà nell’allargare l’adozione soprattutto verso le PMI e le realtà meno strutturate.

A preoccupare maggiormente ricercatori e operatori è però soprattutto un altro elemento: il 64% delle relazioni EDI attive tra aziende si basa ancora sullo scambio di un solo documento elettronico, nella maggior parte dei casi la fattura.

Una situazione che viene considerata fragile, perché limita l’EDI a una funzione prevalentemente amministrativa e rischia di impoverire ulteriormente l’ecosistema proprio mentre la fatturazione elettronica ministeriale potrebbe spingere alcune imprese ad abbandonare i flussi EDI più evoluti.

Oltre la fattura: il ruolo strategico degli standard

Uno dei temi più ricorrenti emersi durante il convegno riguarda proprio il cambio di ruolo dell’EDI all’interno della supply chain.

Per Riccardo Mangiaracina, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, la vera sfida oggi non è più introdurre nuove tecnologie, ma accompagnare le aziende verso una maggiore integrazione dei processi e una collaborazione più strutturata lungo la filiera.

Una visione condivisa da Andrea Ausili, CIO e standards & innovation Director di GS1 Italy, che ha definito gli standard GS1 come un linguaggio comune indispensabile per permettere a imprese, sistemi e piattaforme diverse di condividere informazioni in modo coerente, automatizzato e interoperabile.

Secondo GS1 Italy, il punto oggi non è più soltanto digitalizzare singoli documenti, ma costruire una supply chain capace di funzionare attraverso dati strutturati, standard condivisi e processi sincronizzati.

In questo scenario, il baricentro dell’EDI si sta progressivamente spostando dai flussi puramente amministrativi verso quelli logistici.

Se la fattura elettronica continua a essere il documento digitale più diffuso, stanno acquisendo sempre più importanza anche strumenti come per esempio il DESADV, l’avviso elettronico di spedizione che permette di comunicare in anticipo informazioni dettagliate su consegne, colli, pallet, lotti e merce in arrivo.
Un flusso informativo che sta diventando centrale per migliorare tracciabilità, sincronizzazione delle consegne e gestione operativa della supply chain.

Per altro, secondo quanto emerso dal confronto tra aziende e operatori della filiera, in alcuni comparti del fresco e freschissimo il DESADV sta diventando un requisito operativo quasi indispensabile per collaborare con la distribuzione moderna.

Supply chain più veloce, meno costosa e più visibile

I numeri presentati dalla ricerca mostrano con chiarezza l’impatto operativo della digitalizzazione.

Nel processo procure-to-pay e order-to-cash, il passaggio da una gestione analogica a una completamente integrata tramite EDI riduce il tempo medio di gestione di un ciclo d’ordine da 93 a 20 minuti, con una diminuzione del 78%.

Nella sola fase di ordinazione, la riduzione arriva addirittura al 92%.

Anche i costi operativi seguono la stessa traiettoria: il costo medio per ordine passa da 35 euro in uno scenario tradizionale a 8 euro con EDI integrato.

Ma durante il confronto è emerso con forza come oggi i benefici più rilevanti non riguardino soltanto l’efficienza.

L’utilizzo dei messaggi logistici per condividere informazioni su lotti, scadenze, unità logistiche e avanzamento delle consegne consente infatti di aumentare trasparenza, tracciabilità e continuità operativa, superando una logica puramente amministrativa dello scambio documentale.

L’evoluzione dell’EDI sta progressivamente spostando il focus dal documento al dato, dal dato al processo e dal processo alla relazione digitale, rendendo possibile una collaborazione molto più strutturata tra produttori, distributori e operatori logistici.

In parallelo, la disponibilità di dati strutturati e tempestivi permette di intercettare anomalie, ritardi ed eccezioni operative in tempo reale, migliorando qualità del servizio, pianificazione e capacità di coordinamento lungo tutta la supply chain: si sta dunque sviluppando una “logistica delle informazioni”, di fatto parallela alla logistica fisica delle merci.

Le prossime sfide: RECADV, AI e interoperabilità europea

Se si guarda alle prospettive evolutive, GS1 Italy ritiene che uno dei principali rischi oggi sia continuare a utilizzare l’EDI in modo troppo limitato, senza sfruttarne realmente le potenzialità collaborative, logistiche e operative.

Secondo Salima Bekraoui, Senior standard specialist di GS1 Italy, la priorità è quindi accelerare l’estensione dei processi digitali lungo tutta la filiera, coinvolgendo maggiormente anche PMI e realtà meno strutturate.

In questa direzione, GS1 Italy sta lavorando su più fronti:

• Diffusione di strumenti logistici più avanzati.
• Digitalizzazione del proof of delivery.
• Maggiore utilizzo del RECADV, il documento elettronico che conferma la ricezione della merce.
• Rafforzamento dei flussi informativi capaci di accompagnare la supply chain lungo tutto il processo order-to-delivery.

Grande attenzione viene dedicata anche al contesto normativo europeo e in particolare all’impatto di regolamenti come l’EUDR sulla deforestazione, il Digital Product Passport, la digitalizzazione dei documenti di trasporto tramite eFTI (electronic Freight Transport Information) ed eCMR (lettera di vetura elettronica) e l’evoluzione della fatturazione elettronica europea con ViDA (VAT in the Digital Age) ed EN16931 (standard europeo per la fatturazione elettronica).

Secondo GS1 Italy, tutti questi provvedimenti hanno un elemento comune: la necessità di gestire dati strutturati, interoperabili e condivisi lungo la filiera.

Ed è proprio in questo quadro che l’EDI viene progressivamente reinterpretato come infrastruttura strategica per costruire supply chain più collaborative, tracciabili e predittive.

Anche il tema dell’intelligenza artificiale viene letto in questa prospettiva: AI, API e machine learning non sostituiscono gli standard EDI, ma ne aumentano il valore, a condizione che i dati siano affidabili, coerenti e strutturati.