I codici GS1 vengono richiesti e gestiti dall’azienda proprietaria del marchio - brand owner, in inglese - anche se è un’altra azienda a produrre, assemblare o confezionare i prodotti identificati da quei codici GS1.
Cosa fare quando il marchio in questione cambia proprietario?
Ne parliamo con Fabiana Claudia Poggi, che in GS1 Italy coordina il team di Customer Success e che ha curato la nuova guida pratica "Trasferire i codici GS1 (EAN) ad altra azienda".
Domanda: Vorrei iniziare chiedendoti qual è stata la motivazione principale che ti ha spinto a predisporre questo documento?
Risposta: L’intento è quello di fornire alle aziende un documento utile per orientarsi in questa pratica, un po’ ostica ma necessaria per far sì che il legame tra proprietario del marchio e l’identificazione delle unità venga mantenuta e per agevolare la continuità di identificazione delle referenze già presenti sul mercato.
D: Cominciamo dalle basi: potresti spiegare in modo semplice cosa sono i prefissi GS1 e i codici GS1 e come funziona la loro assegnazione alle aziende?
R: Certo! Il prefisso aziendale GS1 è la numerazione di 9 cifre che identifica in modo univoco l’azienda nel sistema GS1. I codici GS1 sono i codici costruiti sul prefisso utilizzando le regole del sistema GS1 per identificare prodotti, imballi o pallet. Per ottenere il prefisso aziendale e poter procedere con l’identificazione l’azienda brand owner deve come prima cosa iscriversi al sistema GS1.
D: Quali sono i casi più comuni e perché è importante trasferire i codici GS1?
R: È importante trasferire i codici GS1 per consentire all’azienda subentrante di continuare a utilizzare i codici già presenti sui prodotti e proseguirne la commercializzazione sul mercato senza frizioni.
I casi più comuni nei quali viene richiesto il trasferimento dei codici GS1 sono:
- Fusione per incorporazione, conferimento.
- Acquisto di azienda, acquisto di ramo d'azienda, acquisto di marchio.
- Scorporo.
Inoltre, poiché il prefisso GS1 identifica in modo univoco l’azienda che ne è assegnataria, è importante richiedere il trasferimento per aggiornare i dati di assegnazione e allineare il GS1 Registry Platform, il registro mondiale GS1 di informazioni su prodotti, aziende e località/sedi (che si può consultare tramite Verified by GS1, ndr), in modo da fornire dati aggiornati, affidabili e completi.
D: Il documento affronta anche l'affitto di azienda o di ramo d'azienda: ci sono particolari implicazioni per il trasferimento dei codici GS1 in questi casi specifici?
R: Esattamente come l’affitto di un immobile, l’affitto di azienda, avendo un carattere temporaneo, non consente il trasferimento dei codici GS1. In questi casi diamo la possibilità all’azienda affittuaria di usare temporaneamente i codici GS1 assegnati all’azienda brand owner per tutta la durata del contratto stipulando una scrittura privata tra le parti.
Il legame contrattuale e quindi i relativi oneri restano però in capo all’azienda brand owner assegnataria del prefisso GS1.
D: Potresti spiegare più nel dettaglio perché è fondamentale per il sistema GS1 e per le aziende utenti mantenere il legame tra il proprietario del marchio e l'identificazione dei prodotti?
R: Ricodificare i prodotti con nuovi codici GS1 può essere per l’azienda un’operazione molto onerosa sia in termini di costi che in termini di tempo. Pertanto, mantenere la codifica esistente agevola le parti sotto questo aspetto. Inoltre, mantenere la codifica permette di non perdere i listing già effettuati nei circuiti dei retailer, sui marketplace o negli e-commerce e i relativi dati di vendita. Un bel vantaggio!
D: Quali sono i costi e le tempistiche per il trasferimento dei codici GS1?
R: Il costo del subentro può variare a seconda di diversi elementi. Ad esempio, se l'azienda che cede i codici è in regola con i pagamenti e quanti codici GS1 sono coinvolti nel trasferimento.
In generale, come indicato nelle Condizioni generali che si sottoscrivono quando si aderisce al sistema GS1, deve essere comunicata a GS1 Italy in tempi brevi qualsiasi variazione sui dati e sulla stato dell’azienda, compresi incorporazione, acquisti e scorpori: pertanto se l’azienda cedente è in regola con i pagamenti, in genere l’azienda subentrante dovrà sostenere solamente i costi per l’anno in corso, indicati nei nostri listini. Sarà in ogni caso necessario contattare il nostro Customer Service per avere un quadro corretto e completo dei costi.
Le tempistiche di completamento della pratica sono di circa due settimane.
D: Infine, c'è qualcos'altro che ritieni importante sottolineare?
R: Occorre ricordare che i codici GS1 non si acquistano ma si noleggiano. L’attribuzione, il ritiro o il trasferimento dei prefissi aziendali GS1 e i relativi codici EAN è una facoltà esclusiva di GS1 Italy, e l’azienda non ha alcun titolo a considerare i codici come una sua proprietà. Per questo è importante contattarci tempestivamente per gestire correttamente le attribuzioni e proseguire le attività commerciali senza frizioni.
Per approfondire questo tema:
