Nelle transazioni tra le imprese un documento su cinque è scambiato per via elettronica. In ritardo la digitalizzazione dei documenti di trasporto: solo il 34% delle imprese li emette digitali, solo una su quattro li riceve. L’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano sprona le aziende: “Chi si ferma è perduto”

24 luglio 2023

Il sistema Italia fa ancora molta fatica a confrontarsi con la trasformazione digitale, a coglierne i benefici, a incamminarsi in maniera spedita verso l’utilizzo delle tecnologie e fare, in sostanza, quel salto di qualità che avrebbe indubbi risvolti positivi sui processi e sulle relazioni tra le imprese, sulla produttività e sull’efficienza e, non ultimi, sui bilanci.

Aveva un po’ illuso il periodo pandemico, con l’emergenza che ha spinto le aziende verso le tecnologie digitali. Siamo tornati con i piedi per terra. L’e-commerce continua la sua corsa, ma se non avessero ripreso il turismo e i servizi sarebbe un po’ al palo, la trasformazione digitale delle imprese rallenta e a questo andamento non si sottrae nemmeno l’e-commerce B2B, quello che, con le diverse soluzioni e tecnologie, attiene ai processi tra le imprese, che hanno il maggiore impatto sull’efficienza. È per questo motivo che è intitolata “Chi si ferma è perduto” l’ultima edizione dell’Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano, che non a caso vede  GS1 Italy tra i partner, .

Un invito a non abbassare la guardia, dietro il quale sta la considerazione che le imprese, dopo lo sforzo prima per l’adozione obbligatoria della fattura elettronica e poi per far fronte alla crisi pandemica, abbiano deciso di consolidare gli investimenti degli ultimi anni e non si impegnino più di tanto. Così, sebbene l’e-commerce B2B arrivi a 468 miliardi di euro nel 2022, con una crescita del +3% sul 2021 (ma non dimentichiamo l’inflazione, ndr), l’incidenza sul totale del transato tra le aziende è ferma al 21%, dopo anni di crescita. E solo un ordine su cinque è scambiato per via elettronica.

Figura 1 – L'e-commerce B2B italiano e l'incidenza sul transato B2BFonte: School of Management del Politecnico di Milano “Osservatorio Digital B2b” 2023

EDI oltre l’ordine

Eppure il livello di adozione delle tecnologie per le transazioni digitali nelle imprese italiane risulta mediamente alto. Ma mancano all’appello, come spesso avviene quando si parla di trasformazione digitale, le PMI. Secondo la rilevazione dell’Osservatorio, nel 2022 ben 23.700 imprese italiane utilizzano l’EDI (Electronic Data Interchange), +13% rispetto al 2021, per 135 milioni di documenti scambiati (+2%), tra ordini, conferme d’ordine, avvisi di spedizione e fatture. “Le conferme d’ordine sono i documenti che hanno registrato una crescita più elevata (+48%), a causa di una sempre maggiore incertezza sulle date di consegna della merce che porta, rispetto agli anni precedenti, a inviare più conferme associate allo stesso ordine. Questo genera anche un maggior frazionamento di documenti di trasporto e fatture. Guardando infatti ai canali di trasmissione di queste ultime, si registra un incremento dell’invio tramite il Sistema di interscambio (2,3 miliardi nel 2022 contro i 2,1 del 2021), mentre si conferma una sostanziale stabilità per quanto riguarda l’EDI, che è sempre più un canale tramite cui integrare gli altri documenti del ciclo esecutivo” si legge nel rapporto.

Ma non solo, come conferma Giovanni Montrone, responsabile qualità di Conad Nord Ovest: «Da tempo utilizziamo l’EDI con i fornitori per la gestione dei flussi dell’ordine. Ora ci stiamo focalizzando sul controllo dell’intera filiera e in particolare sulle relazioni. C’è stata per esempio la necessità di gestire la tracciabilità dei prodotti che si è rivelata un’opportunità per migliorare i rapporti con i fornitori e dare un servizio più efficiente ai clienti. Abbiamo ottenuto l’obiettivo di avere un sistema per la gestione delle crisi alimentari e di avere dei dati strutturati da utilizzare con i fornitori anche per intervenire sugli assortimenti. Nel caso di eventi più complessi abbiamo potuto definire i legami tra noi e i fornitori per velocizzare il trasferimento delle informazioni con strumenti che garantiscono la scalabilità, la sicurezza dei dati, la comunicazione con gli organi di vigilanza e, in definitiva, la velocità di reazione alle richieste volta per volta. È importante da un lato scegliere strumenti integrati con i sistemi aziendali e, dall’altro, la condivisione con l’intera azienda dei diversi processi e la chiarezza di ruoli e responsabilità».

Diverse fasi di maturità

Vi sono poi i portali B2B, adottati dal 17% delle imprese italiane, che si stanno trasformando da semplici repository di documenti in hub in cui far confluire tutti i documenti del ciclo esecutivo, indipendentemente dal canale utilizzato per lo scambio. L’11% delle imprese adotta invece piattaforme B2B, che permettono di integrare in maniera flessibile in una sola interfaccia diversi moduli e servizi esterni (come suite di gestione documentale o collegamento con piattaforme di e-commerce esterne).

Oltre a queste soluzioni che abilitano l’integrazione tra le imprese, vi sono quelle più votate alla vendita. I marketplace B2B, per esempio sono utilizzati dal 6% delle imprese sia per vendere prodotti sia come vetrine. Nel 2022 il valore delle transazioni è cresciuto del +33% e la quota media di fatturato generata dalla vendita su questo canale è del 24%.

Naturalmente il grado di maturità delle imprese nell’utilizzo di tecnologie di vendita in ambito B2B è differente. L’Osservatorio individua tre cluster diversi di approccio:

• Gli “infanti”, con semplici vetrine o punti di raccolta di richieste d’ordine, attivati in situazioni di emergenza o di adeguamento all’offerta dei competitor.
• Gli “adulti”, con veri e propri hub di servizi in grado di coprire tutte le fasi del ciclo esecutivo, dall’emissione dell’ordine al relativo pagamento, integrando servizi avanzati di reportistica e visualizzazione dei prodotti tramite realtà virtuale.
• Gli “adolescenti”, consapevoli dell’importanza dei nuovi canali, ma ancora arretrati sul fronte organizzativo e tecnologico.

Di barriera culturale e di resistenza al cambiamento come principali ostacoli alla diffusione della digitalizzazione parla Lorenzo Guagliumi, direttore operativo di Teco, azienda operante nell’automazione industriale che utilizza l’EDI con i fornitori strategici per il controllo dei processi a 360 gradi, mentre Cedric Le Palmec, commerce sales executive Italy di Adobe, evidenzia i benefici della digitalizzazione dei processi di vendita sui portali d’acquisto come il tempo liberato per concentrarsi sulle relazioni, soprattutto quando l’acquisto di determinati beni richiede un apporto consulenziale oltre a una flessibilità dei diversi modelli di vendita (rapporto diretto, rete di distribuzione, marketplace).

C’è da dire che le priorità di investimento delle aziende italiane nei prossimi 12 mesi rispecchiano un percorso evolutivo verso una maggiore maturità delle relazioni e dei processi interni. Tuttavia a oggi il 73% delle aziende ha investimenti molto modesti, addirittura il 36% investe meno dell’1% del fatturato e il 37% non investe oppure non sa quanto investe.«Il principale ostacolo alla digitalizzazione, come sempre più spesso si rileva, è culturale: per permettere una maggiore diffusione del digitale nelle relazioni tra imprese, è importante coinvolgere le aziende, in particolare le PMI, in piani formativi per il top management che spingano verso una modifica strutturale della cultura aziendale», commenta Paola Olivares, direttrice dell’Osservatorio Digital B2B.

Il documento di trasporto

Come paradigma di quanto sopra, l’Osservatorio focalizza l’attenzione sul documento di trasporto digitale (Desadv), documento fondamentale per migliorare l’efficienza logistica, emesso solo dal 34% delle imprese e ricevuto solo dal 25%.

Difficoltà a interpretare i documenti cartacei, time to market lungo, errori. Insomma una situazione da far west, con 300 fornitori, ciascuno con documenti customizzati, e riportanti informazioni differenti, quella trovata da Tiziano Ferrari, order planning director di Unieuro. «Bisognava passare a una digitalizzazione spinta, che riguardasse non solo il Desadv, ma comprendesse i flussi ante e post consegna. Insomma un progetto end to end. E i benefici non hanno tardato ad arrivare: riduzione dei tempi di ricezione e carico merce, di messa in vendita dei prodotti e delle differenze inventariali, oltre a una maggiore focalizzazione delle persone sul loro lavoro. Ora abbiamo ancora alcuni mesi di consolidamento del percorso fin qui fatto per poi andare verso un concetto di proof of delivery».

Certamente non sfuggono ai ricercatori le complessità per digitalizzare il processo di consegna ma “più il processo è digitalizzato, maggiori sono i livelli di efficienza ed efficacia raggiungibili: i principali vantaggi sono riduzione del tempo di ricerca e consultazione dei documenti (secondo l’80% degli operatori logistici, trasportatori e committenti), la possibilità di avere accesso alle informazioni in tempo reale (73%) e l’aumento della sostenibilità (60%). Servono però strumenti tecnologici adeguati, attenzione alla relazione con i trasportatori e i partner di business (ad esempio fornendo ricompense per quelli più virtuosi), corsi di formazione per il personale e una comunicazione del cambiamento incentrata sui benefici”.

Figura 2 – Benefici e barriere della digitalizzazione del processo di consegnaFonte: School of Management del Politecnico di Milano “Osservatorio Digital B2b” 2023

Anche in questo caso l’Osservatorio distingue tra un approccio tradizionale, con uso di documenti cartacei e una gestione manuale, uno misto con documenti in parte digitali e in parte cartacei e gestione a metà e uno digitale, dove il flusso è digitale, così come la conservazione e la gestione è automatica.

Allora, si chiedono i ricercatori, seguendo la fatturazione elettronica che ha fatto da apripista in Europa, se non sia il caso di rendere obbligatoria la digitalizzazione del Ddt sul territorio nazionale, cosa che snellirebbe ulteriormente le attività amministrative e contabili delle imprese.

«A livello normativo, dopo l’obbligo di fatturazione elettronica, gli enti governativi faticano a trovare un nuovo innesco per proseguire la trasformazione digitale. Le imprese che durante la pandemia avevano introdotto nuovi strumenti digitali ora hanno difficoltà a inserirli in una logica strategica e integrata. A questo punto, è fondamentale non fermarsi e tracciare un percorso di evoluzione sinergico tra istituzioni e imprese», conclude Riccardo Mangiaracina, responsabile scientifico dell'Osservatorio Digital B2b.

Ma è necessario che ci sia adeguata consapevolezza non solo delle imprese, ma anche delle istituzioni.

A cura di Fabrizio Gomarasca @gomafab