8 gennaio 2014

Chi è l’azienda

Il primo supermercato Esselunga fu inaugurato a Milano nel 1957. Da quella data, qualità, innovazione e ricerca dei migliori standard operativi hanno contribuito a cementare il successo di un marchio volutamente rimasto tutto italiano. Il gruppo, che conta 20mila dipendenti e un fatturato di 6,8 Mld di euro l’anno, si conferma anno dopo anno nella top five delle principali catene della grande distribuzione. Oggi, tra supermarket e superstore, Esselunga conta 144 punti vendita distribuiti in Lombardia, Toscana, Emilia Romagna, Piemonte, Veneto e Liguria e tre Cedi, uno nel quartier generale di Pioltello (Milano), uno a Firenze e uno a Biandrate (Novara).

Oltre alla qualità, il valore dei servizi

Visionarietà e pragmatismo, efficienza e standardizzazione sono gli asset su cui Esselunga ha sviluppato un percorso aziendale unico nel suo genere, con un format distributivo che ha precorso i tempi del concept store, puntando un’immagine coordinata che ancora oggi rende il marchio immediatamente riconoscibile nelle sue logiche espositive e nelle sue componenti d’arredo, a partire dal tipo di marmo che riveste le pavimentazioni di tutti i punti vendita alle penisole, dai codici colore a un’illuminazione a tutto tondo degli store. L’obiettivo? Uno solo: semplificare il processo di acquisto al consumatore attraverso la massima chiarezza espositiva, con una funzionalità che parte da lontano e cioé da quel magazzino in cui i prodotti arrivano da centinaia di fornitori diversi per essere stoccati, controllati e immediatamente messi a sistema, garantendo così consegne puntuali su ogni punto vendita, con un riassortimento continuo. Una buona gestione dei prodotti, infatti, dipende da una buona gestione delle informazioni. Dal transazionale di cassa al gestionale di magazzino, il circolo virtuoso dell’Ict per Esselunga si è concretizzato attraverso i più alti livelli di trasparenza operativa, finalizzando lo sviluppo attraverso percorsi di standardizzazione virtuosi.

Esigenze

Non c’è efficienza senza una buona gestione delle informazioni

Non è un caso,dunque, che Esselunga già nei primi anni ’90 sia entrata a far parte del comitato tecnico Indicod, associazione no-profit dedicata allo sviluppo e all'implementazione degli standard mondiali e di soluzioni che accrescono l'efficienza e la visibilità dei vincoli di domanda e offerta, contribuendo al progetto di definizione di una gestione documentale elettronica (Edi – Electronic Data Interchange) massimamente condivisa. Già nel 1995, infatti, Esselunga all’Edi degli ordini aveva aggiunto anche le fatture, attivando con un paio di brand, P&G e Barilla, una gestione elettronica tout court attraverso il Continuous Replenishment Program (Crp). Gli evidenti vantaggi legati allo scambio digitalizzato dei documenti hanno portato il brand a diventare un promotore dell’Edi: solo nel primo anno erano già oltre un centinaio i fornitori Esselunga che avevano scelto la dematerializzazione (circa il 3%). All’inizio del secondo millennio, con la progressiva informatizzazione delle aziende italiane, Esselunga ha proseguito il suo ruolo di main sponsor dell’Edi e, insieme al provider Intesa, ha varato il progetto Adoption Program finalizzato a promuovere l’utilizzo del digitale anche per l’invio delle fatture.

Nuova intelligenza di servizio, orientata alla semplificazione

Intuendo nello sviluppo dei Web services il futuro, Esselunga è stata tra le prime aziende italiane a capire il valore della dematerializzazione documentale. Quando Indicod ha definito il portale Euritmo, sviluppato per mettere a disposizione una serie di servizi Edi capaci di consentire una sensibile riduzione dei costi di gestione Esselunga ha sposato subito la filosofia operativa, aggiungendo al pacchetto utilizzato due nuovi moduli: proposta d’ordine e inventario.

Risultati

Edi in filiera uguale efficienza per tutti

Dal 2005 al 2012 Esselunga ha sempre proposto e indirizzato i propri fornitori all’adozione dell’Edi, adeguandoli alle esigenze attuali come, ad esempio, l’inserimento della scontistica nell’ordine. La svolta è stata nel 2012 quando la direzione acquisti, con una lettera personalizzata, ha ufficialmente chiesto ai fornitori l’adeguamento alla nuova versione software EDI D96A, contenente la gestione di tutti i nuovi standard rilasciati:

Lo gestione documentale elettronica per Esselunga è diventato un canale di relazione importante con oltre 1700 fornitori con cui vengono scambiati annualmente 2 milioni di documenti relativi alla movimentazione di decine di migliaia di articoli, di cui continuativi oltre 22mila. Tradotto in numeri la soluzione coinvolge 1700 fornitori con almeno un documento Edi (59% del totale fornitori attivi), 1400 fornitori con un sistema di ordine Edi (46% del totale fornitori attivi), 1600 fornitori con le fattura in Edi (54% del totale fornitori attivi), 260 fornitori per la parte di conferma d’ordine in Edi e 10 fornitori con Crp (Continuous Replenishment Program).

Le fatture ricevute annualmente tramite il canale Edi sono circa l’80% del totale che, per una realtà frammentata e composita come quella italiana, significa davvero un ottimo risultato soprattutto se si pensa che molti fornitori sono piccoli agricoltori locali, specializzati in coltivazioni stagionali, abituati a lavorare con il telefono e il fax.

Esselunga operando da sempre con un variegato tessuto produttivo italiano conosce molto bene la realtà dei suoi interlocutori, anche quelli più piccoli. Si tratta di realtà non informatizzate o caratterizzate da strutture It decentrate. Per questo motivo la direzione negli anni ha strutturato un servizio di help desk che ha abituato molti fornitori ad avere un rapporto diretto, rispetto a un approccio informatizzato come quello dell’Edi

Flessibilità e risparmio, ma anche reportistica avanzata

Perseguendo uno sviluppo massimamente orientato alla semplificazione dei processi e all’ottimizzazione, quando Indicod ha rilasciato una nuova piattaforma di interscambio, tracciatura e monitoraggio delle comunicazioni tra cliente e fornitori, Esselunga ha sposato immediatamente il progetto, definendo una road map precisa della migrazione.

«Procedo Retailer fornisce un meccanismo di interscambio e mappatura di file sul ciclo passivo (ordini bolle e fatture) tra noi e i nostri fornitori, coprendo tutte le fasi che compongono il ciclo Fpo (Fast Perfect Order)» spiegano dalla divisione It Esselunga. «Abbiamo iniziato uno studio di fattibilità nel febbraio del 2013 per passare alla fase di test cinque mesi dopo. A luglio siamo andati in produzione, con l’obiettivo di traguardare la migrazione completa entro la fine dell’anno. Quello che ci è piaciuto sin da subito di Procedo è la tracciabilità completa della gestione documentale, la facilità nell’interfaccia operativa e il pieno supporto del customer service. Nell’Edi questi sono tutti aspetti fondamentali del servizio: la varietà di interlocutori, infatti, include molti fornitori che non hanno nell’informatica il loro core business e la possibilità di accedere velocemente a una piattaforma intuitiva, supportata da personale sempre disponibile e competente è un valore importante per il successo dell’Edi».

Allo stato attuale, il quadro della dematerializzazione documentale è molto frammentato: se sul fronte della gestione degli ordini c’è un’omogenietà di adesione pari a un’80% dei fornitori, permane un 20% di microproduttori o monocoltivatori che ancora oggi, avendo una movimentazione molto ridotta, bypassano l’approccio informatico preferendo ancora il fax o il telefono. Questo significa però alimentare una struttura che richiede risorse dedicate, tra compratori, assistenti e segretari.

C’è da aggiungere che l’ alto livello di servizio dovuto a un’efficienza logistica allo stato dell’arte ha abituato molti fornitori a non consolidare il Fpo o a scegliere una gestione delle fatture via Edi.

«Un ampio margine di sviluppo con Procedo si ha nell’ambito della gestione Ordini e Bolle di Trasporto» aggiungono dalla divisione It Esselunga. «Più difficile, invece, il dialogo a un livello internazionale perché le grandi multinazionali hanno terziarizzato l’Ict e non c’è più un interlocutore diretto con cui poter lavorare per un’ottimizzazione degli standard. È un vero peccato, perché l’Edi consente di sfruttare nuove economie di scala all’insegna di workflow puntuali, precisi e condivisi, con una supervisione reportistica incomparabile, rispetto alla gestione pregressa».

A cura di Laura Zanotti