ECR Italia ha messo a punto un vademecum per rendere ottimale per tutta la filiera il processo di riordino dei beni di consumo. Sono necessari nove passaggi, uno sforzo culturale e uno di tipo tecnico. Ma i risultati sono concreti, anche grazie a un tool online che rende semplici i processi fin qui considerati di grande complessità.

22 febbraio 2018

Fare la pace può essere più difficile che fare la guerra. Lo sanno i diplomatici, così come gli esperti della logistica. Mantenere le informazioni separate, tra produttori e distributori, è molto più semplice che condividerle. C’è però un inconveniente: quando si viaggia su binari paralleli i costi sono maggiori per tutta la filiera.

Come se ne esce? Con l’aiuto di un metodo, quanto più scientifico, che porti passo dopo passo le due sponde del commercio a parlarsi. A questo scopo ha lavorato un gruppo di lavoro messo in piedi da GS1 Italy in ambito ECR Italia. Dopo anni di analisi di flussi e progetti pilota sono stati realizzati il Blue Book "Il processo di riordino ottimo per la filiera del largo consumo", che affronta il tema nella sua interezza e complessità, e un vademecum "Laboratorio per il riordino ottimale di fliera", ossia uno strumento pratico a disposizione di ogni operatore e un tool di simulazione.

L’approccio del vademecum è quanto mai concreto. Si comincia dalla necessità di mettere attorno a un tavolo i rappresentanti dei produttori e dei distributori, sia della funzione logistica che di quella commerciale (ed eventualmente dell’IT). Seguono le domande a cui dare una risposta prima di proseguire: chi si occupa di cosa, con quale struttura, con quali strumenti. A ogni parte è richiesto di presentarsi con slide che spieghino i meccanismi di fornitura e di approvvigionamento. Il sottotesto è chiaro: la prima condizione per il successo è la volontà di far cadere alcuni dei tradizionali paraventi che non fanno circolare le informazioni necessarie ad entrambe le parti.

Raggiunto il primo step, iniziano diversi passaggi volti a uniformare i dati di partenza, basandosi su dei template comuni. Questi dati vanno poi analizzati lungo un certo periodo di tempo, per esempio un anno, per verificare se esistono dei disallineamenti tra le anagrafiche di prodotto e comprendere le logiche di riordino e l’efficacia delle soglie di sconto carico, se presenti. È la cosiddetta “radiografia del riordino”. Una volta individuati dei parametri must have da controllare, arriva il momento di concentrarsi sulle priorità. Si tratta di identificare gli articoli da cui è possibile ottenere i maggiori vantaggi revisionando le logiche di riordino. La procedura che richiede alcuni passaggi intermedi e porta a trovare una variabile chiave: la copertura del lotto medio riordinato in mesi. Gli articoli da esaminare nelle successive fasi (in quanto, teoricamente, associati a maggiori risparmi potenziali), sono quelli per i quali risulta una copertura del lotto medio riordinato inferiore a 0,5 mesi. Il tutto, per semplificare la vita degli esperti della logistica, viene tradotto in una forma grafica. 

Queste sono le prime cinque fasi, in cui lo strumento di lavoro principe è excel. Dalla sesta fase, invece, inizia il regno di SI.RI.O., il tool per calcolo del riordino ottimale per la filiera messo a punto dal gruppo di lavoro di ECR Italia. Il software riesce a dare, per ogni articolo, il dettaglio dei costi per diverse ipotesi di riordino (per esempio di un pallet intero rispetto a un mezzo strato) e il confronto con i costi attuali (as is). «È uno strumento estremamente valido perché ha reso facile un obiettivo estremamente complesso», aggiunge Andrea Mantelli, responsabile della supply chain di Conad, società che assieme a Nestlé Italiana è co-chair delle attività ECR in ambito supply. Diventa così possibile capire quanto si potrebbe risparmiare. Ma i passaggi successivi sono fondamentali. In primo luogo bisogna mettersi d’accordo su come condividere i benefici, perché il riordino ottimale di per sé tende a favorire i produttori. Attraverso la leva dello sconto logistico una parte di tali vantaggi viene redistribuita ai distributori. «Una policy logistica, quando ben strutturata perché tarata su efficienze e parametri logistici reali ed espressa in valori assoluti, ha evidenziato, in tutti i piloti, di essere in grado di bilanciare i benefici generati da un processo ottimale di riordino rendendoli sostanzialmente equilibrati tra produttore e distributore», commenta Marco Porzio, supply chain director of South European Region Nestlé Purina.

L’ultimo passo è la chiusura del cerchio: si tratta di passare all'azione, mettendo in pratica quanto fino ad allora simulato in modo teorico. Il processo di condivisione delle informazioni dura da due a tre giorni e richiede aggiornamenti periodici, per esempio una volta ogni sei o 12 mesi. I benefici possono durare per anni.

A cura di Fabrizio Patti