Più efficienza e meno costi grazie alla sincronizzazione dei dati
Il Catalogo Elettronico: la sincronizzazione delle informazioni anagrafiche di prodotto
Nel corso degli ultimi anni diversi studi hanno rilevato l’importanza dell’allineamento delle anagrafiche prodotto tra fornitori e distributori per migliorare l’efficienza della catena logistica. È risultato determinante, per evitare che informazioni non aggiornate o errate avessero impatti negativi sulla filiera, sviluppare iniziative di scambio delle informazioni anagrafiche tra business partner e realizzare dei processi di integrazione elettronica lungo la supply chain.
Il Catalogo Elettronico è uno dei principali strumenti che permette la sincronizzazione dei dati, mettendo a disposizione dei partner commerciali (produttori e distributori) un sistema standard che faciliti la comunicazione e l’allineamento delle informazioni anagrafiche di prodotto tra i vari attori attraverso una rete di archivi (Data Pool). Il Catalogo Elettronico si basa su uno standard internazionale, GS1 GDSN (Global Data Synchronization Network), gestito da GS1, le cui caratteristiche principali sono:
- Le informazioni prodotto sono aggiornate in maniera coerente tra partner commerciali;
- I dati sono convalidati dalle regole dello standard e di business, che ne garantiscono l’accuratezza;
- I partner commerciali classificano i loro prodotti in modo comune e standardizzato;
- I partner commerciali hanno un unico punto di accesso alle informazioni da utilizzare, che è il Data Pool prescelto;
- L’unicità dei dati è garantita da un registro internazionale gestito da GS1.
Il progetto GS1 GDSN è partito ufficialmente solo da pochi anni, ma la sua diffusione nel mondo ha già raggiunto numeri considerevoli, segno che l’esigenza di trovare un meccanismo ed un linguaggio comune per descrivere gli oggetti degli scambi commerciali è sentita e condivisa da molti.
In Italia, ad oggi, hanno deciso d’implementare il Catalogo Elettronico GS1 GDSN nove principali distributori, che rappresentano circa il 72,7% del mercato della grande distribuzione*. Anche tra i produttori italiani la diffusione dell’utilizzo è in crescita. Inoltre entro il 2012 tutte le aziende distributrici utilizzeranno il Catalogo Elettronico come strumento esclusivo per il processo di introduzione dei nuovi prodotti (fonte: ADM – Associazione Distribuzione Moderna).
Il funzionamento del Catalogo Elettronico, sinteticamente si compone di quattro fasi principali:
a) Fase di pubblicazione, in cui il produttore italiano pubblica l’anagrafica dei propri prodotti presso il data pool italiano certificato da Indicod-Ecr secondo gli standard internazionali.
b) Fase di registrazione, che permette la propagazione dell’informazione su tutti i data pool internazionali.
c) Fase di sottoscrizione, che collega virtualmente il produttore con il proprio distributore, italiano o estero.
d) Fase di sincronizzazione. Da questo momento in poi il Data Pool del distributore inizia automaticamente a scambiare gli aggiornamenti relativi ai prodotti (nuovi, modificati, divenuti obsoleti) con il Data Pool del produttore, mantenendo le anagrafiche sincronizzate. La sincronizzazione delle anagrafiche tra i sistemi informativi dei partner commerciali dà la garanzia che tutti i sistemi contengano dati coerenti, corretti e aggiornati.
I benefici per i distributori e i produttori
L’utilizzo del Catalogo Elettronico porta ad una serie di benefici sia per il distributore che per il produttore di beni di largo consumo. Buona parte dei benefici conseguibili possono essere quantificati e ricompresi all’interno di due categorie principali:
- incremento delle vendite
- miglioramento della produttività con riduzione dei costi.
Ulteriori benefici da considerare, più difficili da misurare, riguardano la qualità dei dati e la collaborazione produttore-distributore.
L’incremento delle vendite deriva da una riduzione delle “rotture di stock” (la non disponibilità, per il consumatore, sullo scaffale del distributore di uno specifico prodotto) e da una riduzione del “time to market” (il tempo che intercorre tra il momento in cui un produttore decide di immettere sul mercato un nuovo prodotto e il momento in cui il nuovo prodotto è effettivamente disponibile sullo scaffale). Il miglioramento della produttività è invece generato dalla riduzione dei tempi:
- necessari per creare e mantenere nelle anagrafiche dei sistemi informativi le informazioni sui prodotti;
- di gestione a magazzino dei prodotti (meno rilavorazioni e ottimizzazione degli spazi);
- dovuti alla riconciliazione degli errori su ordini e fatture.
A livello di costi, con il Catalogo Elettronico, diminuiscono anche i costi di trasporto relativi a resi.
Sulla base di esperienze e studi internazionali si possono quantificare i miglioramenti dovuti all’utilizzo del Catalogo Elettronico:
Più in dettaglio si riporta l’esperienza di uno dei principali distributori italiani che utilizza il Catalogo Elettronico, che ha evidenziato una riduzione dei tempi di manutenzione dei codici articolo (c.d. “referenziamento”) pari all’80%, una riduzione del “time to maket” di 10 giorni ed un incremento della consistenza dei dati e dell’allineamento delle anagrafiche pari al 35%.
Il valore di questo beneficio secondo questi dati si traduce nel risparmio di 12 minuti per ogni nuovo articolo inserito che, considerando che nell’intero sistema di distribuzione vengono inserite ogni anno circa 100.000 nuove referenze, corrisponde ad un risparmio annuale di 2.500 giorni lavorativi. Testimonianza invece di un importante produttore italiano è stata la riduzione del 31% del margine di errore nel riordino e nella codifica dei codici prodotto.
La guida pratica sviluppata da Indicod-Ecr e PricewaterhouseCoopers
Indicod-Ecr e PricewaterhouseCoopers hanno elaborato congiuntamente un documento che ha l’obiettivo di guidare in modo pratico e semplice i Produttori ed i Distributori nella valutazione di fattibilità dell’implementazione del Catalogo Elettronico secondo lo standard GS1 GDSN. Tale documento dopo una breve introduzione sul funzionamento del Catalogo Elettronico e sulle principali fasi per l’implementazione, evidenzia in dettaglio, dando dei criteri per quantificarli, i benefici che l’utilizzo di questo strumento può dare. Ai fini della valutazione sono, inoltre, considerati anche i costi potenziali per l’implementazione. I costi riguardanti l’implementazione del Catalogo Elettronico non sono elevati, tuttavia le aziende possono cogliere l’opportunità per ottimizzare anche i processi relativi che ne sono impattati.
La guida pratica predisposta da Indicod-Ecr e PricewaterhouseCoopers sarà presentata ai distributori e produttori, nell’ambito di una serie di workshop, il cui primo si è svolto il 10 marzo 2010.
Conclusioni
Nel contesto di crisi economica globale, le aziende sono particolarmente attente all’efficientamento e all’ottimizzazione dei costi e della produttività. Il Catalogo Elettronico è uno strumento che ha dimostrato di rispondere appieno a queste esigenze.
Come è stato per l’introduzione del Codice a Barre che ha vissuto tre momenti: un’iniziale inerzia all’adozione, un secondo momento di massiccia diffusione ed infine un’esigenza consolidata per svolgere efficientemente il proprio business, così si sta configurando lo sviluppo del Catalogo Elettronico. Avendone riconosciuto i benefici, siamo ora in un momento di forte espansione in Italia. Nell’arco di un paio d’anni il Catalogo Elettronico sarà “business as usual” e sarà un altro importante tassello che migliorerà l’efficienza della filiera Produzione-Distribuzione.
Indicod-Ecr è l’associazione italiana che raggruppa 35.000 aziende industriali e distributive operanti nel settore dei beni di largo consumo. Il suo obiettivo è di facilitare relazioni, rapporti, scambi di informazioni tra le imprese e rendere più efficiente tutta la filiera produttore/distributore/consumatore. E lo realizza attraverso la diffusione di standard e modelli adottati a livello mondiale: dal ben conosciuto codice a barre, alla comunicazione elettronica B2B fino alle nuove etichette in radiofrequenza.
Il network PricewaterhouseCoopers (PwC) è la principale organizzazione internazionale di servizi professionali alle imprese. Il nostro obiettivo è creare valore per i nostri clienti e produrre vantaggio competitivo per le loro attività facendo leva sui valori dell’integrità e della qualità dei servizi offerti. Operiamo in 151 paesi nel mondo con oltre 163.000 professionisti di cui circa 3.000 presenti in Italia in 17 uffici.
*Auchan, Carrefour, Conad, Coop Italia, Crai, Esselunga, Finiper, Selex, Sisa, non incluso nella percentuale, Autogrill.
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